加强企业档案管理工作的几点思考

加强企业档案管理工作的几点思考　口闫建榕　【摘要】加强企业档案管理工作，应建立企业领导层和企业档案管理部门的考核机制，理顺档案管理体制，合理调整　档案人员结构，知识管理与行为管理相结合，集中统一管理企业电子信息，才能整体提高企业档案管理水平。　【关键词】企业档案　强化管理　管理措施　企业档案是真实记录企业改革发　法，未能跟上企业改革步伐积极服务　展历程，准确反映国有资产保值增值　于企业。企业档案工作不能与企业各　情况的珍贵资料。要确保企业档案健　项管理工作密切融合，并与现代企业　康有序地发展，以国家档案局和国资　制度追求的经济效益原则产生摩擦，　委联合召开中央企业档案工作会议为　这是导致企业档案工作处于劣势原因　契机，进一步统一思想、理顺体制，　之一。三是利用企业档案信息资源为　强化管理、充实力量，加强企业档案　企业创造价值和产生经济效益时间的　管理工作，切实把企业档案管理工作　不确定性，其取得的经济效益采用公　提高到一个新的水平。　式折算的方法，无法兑现企业所需的　现金流，这是造成企业管理层忽略档　一　企业档案工作现状　一案工作的间接原因。四是企业开展的　是由于企业所有制形式的多元　档案工作目标管理达标活动停止后，　化，管理体制的变化，产权结构的变　有的企业鉴于档案工作失去了有力的　动和调整，部分企业，尤其是中小企　监督和指导，而出现了“无目标、无　　业领导或法人档案意识淡薄，普遍存　压力、档案工作无动力”等现象。在“重生产经营，轻档案管理”的思　想，弱化或轻视档案工作，导致企业　档案管理水平出现滑坡的现象。二是　二　加强企业档案管理工作　的必要性　（一）提升企业的整体管理水平　档案工作是企业加强内部管理和　企业档案管理工作体制尚未完全符合　现代企业制度的要求，现行企业档案　管理工作方式产生于计划经济体制，　控制的重要基础，是企业厂务公开和　企业档案工作自身在很大程度上仍沿　民主管理的重要基础，也是企业以及　袭了原有的工作思维与方式，企业档　企业领导人接受国家和社会审计、监　案管理部门存在看家守摊的工作方　督、检查的重要基础。档案是企业各　２０１０年第６期・曩　４７　项工作和员工各种活动的直接记录，　治档，才能避免因人力、物力、财力　制，充实力量”上着手，合理设置档　通过档案可以对企业领导和员工、对　投入不足引起的企业档案管理工作混　案机构，是切实加强企业档案工作的　企业的各个工作流程进行有效的监督　乱局面的产生。一是要加强对企业领　管理力度及对所属企业档案工作的指　和追溯。企业档案工作也是企业的窗　导层的考核。《企业档案工作规范》　导力度，破解多年来始终困扰企业档　口，是检验企业整体管理水平的测试　明确指出“企业应建立分管档案工作　案工作发展的有效措施。根据企业档　点。企业的档案工作现在已不是仅限　领导”，目前分管企业档案工作的领　案队伍现状，要想一步到位地改善人　于加强对档案自身的管理。而是立足　于通过加强档案管理来提升企业的整　体管理水平。　（二）企业档案管理工作自身发　展的需要　档案管理工作不能滞后于企业发　展步伐，企业档案如果不被利用，常　年沉睡在库房里，就会成为企业的负　担和包袱，企业领导就不会重视档案　工作。档案管理工作要发展，首先要　内部挖潜创新，夯实企业档案管理基　础工作，树立“服务创造价值”的观　念。企业档案部门一定要用各种方　法，充分开发档案信息资源。千方百　计、积极主动地为企业各项工作服　务，为企业创造价值和效益。这样，　企业领导才会重视档案工作，为企业　档案工作的良性发展提供人、财、物　的支撑服务。　三　加强企业档案管理工作　的措施　（一）建立企业领导层和企业档　案管理部门的考核机制　企业档案属于企业资产的一个组　成部分，企业档案保值增值的相关事　宜几乎可完全取决于企业本身。企业　档案工作需要投入人力、物力与财力　等成本才能正常运作，当企业档案工　作不能为企业带来相当于或者是大于　其投入成本的效益时。领导层就会逐　渐忽视企业档案管理工作，目前的企　业档案管理工作正处于这样一种趋　势。企业档案管理工作必须实施依法　４８　露抟　・２．０１０年第６期　导均由企业领导层担任，企业领导层　有权决定档案管理工作所需的人力、　物力、财力的解决途径。在切实加强　企业档案管理，确保国有资产保值增　值工作中，要借鉴近年来国有企业内　部审计机构在企业内部建立严格的企　业管理控制制度。假如，将档案“三　率”（完整率、准确率和归档率）纳　入企业内部审计范畴，对企业领导人　任职期间，属于企业资产的重要组成　部分企业档案的管理情况进行评估与　奖罚，对企业档案管理工作的巩固与　提高有着积极的意义。二是加强对企　业档案管理部门的考核。企业档案管　理部门担负贯彻国家有关档案工作法　律、法规和方针政策，制定本企业文　件材料归档和档案整理、保管、利　用、鉴定、销毁、移交等有关规章制　度的职能。同时要统筹规划和负责本　企业档案的收集、整理、保管、鉴　定、统计和提供利用工作，指导本企　业各部门、项目及专项工作文件材料　的形成、积累、整理及归档工作。一　个企业档案管理工作能否实现标准　化、规范化管理，企业档案管理部门　有着举足轻重的作用。因此，企业必　须将档案工作发展的内容进行指标　化，将推动档案工作的措施进行文本　化，制定出科学规范的企业档案工作　评价体系和考评机制对企业档案管理　部门的绩效进行全面考核。　（二）理顺档案管理体制，合理　调整档案人员结构　企业档案管理首先要在“理顺体　员结构，有一定的难度。可采取多种　形式。分阶段地加以解决。可以结合　企业绩效考核制度，将人员分为不同　的职业级别进行定岗定编。如大中型　企业设置档案馆的档案机构人员应由　辅助专业人员、专业人员和高级的专　业人员组成，有利于企业档案人员结　构的合理配置。辅助专业人员承担档　案管理中最基础的工作，比如：分　类、立卷、编目等。专业人员他们主　要负责制定归档计划和指导监督档案　工作程序，还应参与情报管理与研究　活动，这一层次的人员，应熟悉企业　各项工作流程，根据工作进展适时制　定归档计划并指导监督归档工作。高　级专业人员则应具有丰富的专业工作　经验和较深的理论基础知识，不仅能　承担指导与监督档案管理各环节的工　作，并且能负责协调企业内外交流。　开发档案信息资源工作。他们应全面　了解、掌握企业档案信息，结合企业　发展变化不断对档案信息进行归纳总　结及理论分析。根据企业利用需求制　定档案信息开发课题，定期进行业务　培训，指导档案人员进行档案信息开　发，为企业决策和生产建设提供有价　值的信息。此外，为避免企业档案人　员“断层”现象，必须及时培养一支　爱岗敬业的年轻档案队伍，才能为企　业档案事业发展提供保障。企业应建　立档案人才培养新模式，一是开展企　业经验丰富档案工作者学术经验和管　理经验继承。二是建立档案人员传　帮带机制，企业档案人才培养以老带　新、以师带徒的方式纳入企业人力资　的是发掘档案中的隐含知识，将这一　（ＥＲＰ）的建设和应用，企业生产经　源管理流程，才能保证企业档案工作　部分知识转换成显在知识，实现企业　营手段进一步电子化信息化。企业在　长久保持在较高的管理水平。　的知识共享和知识创新，企业档案人　管理活动中形成的电子信息，正逐步　（三）知识管理与行为管理相结合　员要精通业务做到管理在先、服务在　覆盖企业生产经营活动全过程、全方　企业档案全方位反映了企业活动　先，将知识管理与行为管理相结合，　位，事实上这些信息已经成为企业档　的方方面面，它既包括企业的生产经　企业档案由事务性管理转变为行为管　案信息的重要组成部分。企业档案部　营活动内容，也包括企业的管理、财　理。档案部门在指导本企业各部门、　门要把ＥＲＰ这种企业的人、财、物、　　务、人事等其它活动的内容，如文书　项目及专项工作文件材料的形成、积　产、供、销及相应的物流、信息流、档案、技术档案、经济管理档案、专　累、整理及归档工作中，要在落实企　资金流、管理流、增值流等紧密集成　利档案、商标档案、财会档案、人事　业档案工作规范，在建立部门与个人　起来，对实现资源优化和共享的ＥＲＰ　档案等，　真实全面地记录了企业在　档案工作责任制的基础上，把传统的　信息进行集中统一管理。企业档案信　行政管理、技术引进、产品研制、生　制度管理转化为行为管理。行为管理　息化必须纳入企业信息化的整体中，　产，市场营销、经营决策以及财会、　的理念是企业的档案工作与企业员工　档案是企业的主体信息和重要信息，　人事管理等方面的活动，是企业重要　的工作流程紧密衔接，将企业各种门　企业信息化必须包括档案信息化，电　的知识资源，也就是企业知识管理的　类档案材料的形成、积累、整理及归　子文件的管理必须符合档案管理的规　资源基础之一。企业知识管理的主要　档工作规范纳入相关人员的日常工作　定，有档案部门的参与。档案信息化　目标是管理企业的显在知识，发掘企　行为，形成工作习惯，这样做把企业　也必须立足于为企业信息化服务，成　业的隐含知识，实现隐含知识向显在　档案管理部门被动的档案事务性管理　为企业信息化的一部分，纳入到企业　知识的转化，在企业内实现知识共　转变为主动的行为管理。行为管理杜　信息化建设当中去。　享，鼓励知识创新，实现知识的增　绝了企业档案事务管理的随意性特　企业档案管理工作是一项功在当　值，从而提高企业的竞争力。企业的　征，在严格的档案工作流程和工作行　代利在千秋的的工作，企业档案管理　档案管理工作主要包括“实体管理”　为框架下，企业档案管理有了统一的　部门应抓紧机遇，以２００９年的中央企　业档案工作会议为起点，应对挑战，　　与“信息开发利用”两大方面。即　准则与行为规范。以企业的档案实体管理为基础，以信　息的识共享，鼓励知识创新，实现知　识的增值，从而提高企业的竞争力。　（四）集中统一管理企业电子信息　书写华美的崭新篇章。　企业档案信息化建设和电子文件　管理，是档案部门必须要做的工作。　作者单位：中国电信股份有限公司泉　州分公司　企业档案管理工作面临的问题不仅仅　随着信息化管理手段在企业生产经营　开发企业档案的显在信息，更为重要　活动中的应用，企业资源计划系统　２０１Ｑ年第６　・ｌ　薯４９