历史的烙印——谈印章档案及其管理

《山西档案）２０１１年第３期　・专门档案・　３７　一文章编号：１００５—９６５２（２０１　１）０３—００３７—０２　中图分类号：Ｇ２７５．９文献标识码：Ｂ关键词：印章；档案；管理　●Ｈｉｓｔｏｒｉｃａｌ　Ｂｒａｎｄ一一Ａ　Ｄｉｓｃｕｓｓ　Ｏｎ　Ｓｅａｌ　Ａｒｃｈｉｖｅｓ　ａｎｄ　Ｉｔｓ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ（ＧＡＯ　Ｒｕｉ—ｑｉｎ。ＨＵ　Ｐｅｎｇ）（３７）　■Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：ｓｅａｌ；ａｒｃｈｉｖｅｓ；ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ■收稿日期：２０１１－０３—２９　历史的烙印　谈印章档案及其管理　高瑞芹，胡鹏　（青岛理工大学，山东青岛２６６０３３）　印章档案，是指国家机构、社会组织和个人在从　事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动　门登记、备案，并到指定的刻字社刻制，并按照要求出　示机构成立文件或工商部门核发的营业执照等有效证　明方可办理。印章刻好后，正式启用前，须将新刻制的　中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并　在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有　着特殊价值的档案。印章档案是档案管理工作中的有　机组成部分，是档案文化的一个重要方面。　一印章盖在印鉴卡上留印模。印模，采用反扣法将印章钤　盖或压盖（俗称盖章）在纸张或其他物体的空白处，留　下的印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪的存底印　模叉称作印鉴。　、印章　（一）印章的内涵、分类及特点　印章管理的基本要求是安全保管和妥善使用。具　１．印章的内涵。印章，是指将文字、符号和图形等　按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，　形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信　物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽（执柄）和　印材５个构成要素。　２．印章的分类。作为在社会交往中象征和证明身　份、权力与地位，起凭证信物作用的印章又称作实用印　章或印信；作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章　又称作艺术印章或文人印章。　体要求包括：１．印章保管安全有序。单位的各类印章应　指定专人负责管理使用。２．各单位应制订印章管理具　体规定。３．严格执行用印审批制度。明确具体流程和责　任人，印章使用要办理审批手续，并及时填写“印章使　用登记表”，记录重要文本的用印部门、用印时间、用印　事由、材料份数、经办人等信息，重要材料须留存备案，　作为凭证以备查考。　二、印章档案　（一）印章档案的形成及归类　３．印章的特点。印章是我国特有的历史文化产物，　１．印章档案的形成。印章的刻制领取是印章档案　形成的起点，应从新制印章的登记领用抓起。办理领用　手续时，认真填写《印章领用登记表》、《印章档案登记　表》，预留印模或印鉴，这样不仅规范了印章的使用管　理，更为今后印章停用收集管理打下了良好的基础。因　组织机构改组、管理体制改革、机构合并或撤销、机构　既是权力的象征，又是一种信物，它是一个机构组织或　个人的凭证标记，且具有一定的法律效力。现今在工作　活动中启用的印章，从作用上看主要分党务、政务、财　务、业务四大类，所使用的印章主要有正方形、长方形、　圆形、椭圆形、三角形等，其制成材料有木制、钢制、铜　制、橡胶制和塑料制等。　（二）印章的管理使用　名称变更，相关单位对于已经停止使用、作废或注销，　原则上不再使用的印章，应及时向有关档案管理部门　移交，由档案部门登记造册、封存保管，形成印章档案，　归入全宗。　印章具有法定性、权威性，如何对印章进行有序　管理、按规使用已成为各单位规范内部管理、保护单位　合法权益的一个关键环节。　印章的制发应当慎重和严谨。首先，印章样式必　须规范。根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单　位社会团体印章管理的规定》（国发［１９９９］２５号文），　２．印章档案的归类。与以纸质为载体的文书档案　相比，印章档案和文书档案在过程和本质上是一致的，　都源于社会实践活动，都是具有保存价值的历史记录。　但印章档案的载体是形态立体、形状各异的印章，因此　明确了不同性质和行政级别单位印章的规格、制发和　管理。其次，刻制印章要遵循一定程序。必须到公安部　印章档案是一种重要的实物档案。要根据实物档案归　档要求，对印章档案进行统一整理登记。　３８　・专门档案・　（二）印章档案的重要价值　《山西档案）２ｏｌ１年第３期　用时间、废止时间、上交部门、收入时间、数量、交接人　签名、备注等组成。５．印模整理。在登记目录的同时，每　个印章要预留印模（盖在对应的序号上），还要用不干　印章档案是一种具有特殊载体形态，并在历史研　究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价　值的档案。　一胶把顺序号贴在印章的实体上，以方便今后查找利　用。用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和　枚印章就是一段历史，它真实记录了组织机构　演变过程中的存在、发展、灭亡的历史面貌，对考证组　织机构的历史变迁有重要的意义。同时，它还在鉴别历　宣传介绍作用的印模，可根据需要编辑制作成各种专　题印章档案印模集或印谱。６．章体排列、装盒、装袋存　入箱柜保存。印章档案应单独存放，按顺序排列。所用　装具应注意不会对印章有不利影响。７．编制档号。印章　档案的档号可以由全宗号、保管期限、分类号及印章　史文物、档案文件的真伪等方面具有重要的历史凭证　作用和参考价值。由著名艺术家篆刻的，用珍贵材质制　作的，年代久远或在历史上稀有的格式规范、印文清　晰、边款齐全、纽式独特的印章档案，同时也具备了珍　贵文物的特征，而具有极高的收藏和鉴赏价值。　三、建立健全印章档案管理制度　印章档案管理模式可以灵活多样，但不论采取何　种管理模式，都要注意做好收集、整理工作，保持印章　档案的完整安全。　（一）印章档案的收集　要重视印章档案的收集工作，采用征集、征购等　方式将其收集到档案馆珍藏，以避免这些珍贵档案的　流失、损毁。　印章档案的收集范围力求齐全完整，要尽可能地　保证组织机构每一历史时期的印章齐备完整，反映机构　发展历程的全貌，提高馆藏印章的史料和利用价值。一　个法人单位的印章，包括各级党政印章（法人单位公章、　党群组织印章及各职能部门公章）和各种业务专用章　（财务专用章、合同专用章等），都应当纳入印章档案的　收集范畴。上级制发的机构公章，由制发部门统一收缴，　移交档案部门归档。印章使用单位在新印章启用时，应　及时上交旧印章。内设机构、分支机构等机构印章，旧印　章移交单位档案部门归档。社会名人印章在征得本人或　亲属同意后，可由综合档案馆征集，也可寄存、代管。　（二）印章档案的整理　印章档案整理应按”遵循形成规律，集中整理分　类，区分保管价值，便于保管利用”的原则，保持历史的　原貌和有机联系，丰富馆藏内容，增加印章档案的数　量。经过整理的印章档案，要分类合理、编排科学、井然　有序，既便于查找又规范保管。　整理方法如下：１．全宗处理。区分全宗是整理档　案的第一步，应按管理对象设立印章档案全宗。２．登记　造册。严格履行印章的交接工作、移交手续，填写印章　交接表，以便复查和统计时使用。３．清洗。归档的印章　必须进行清洗，所用清洗材料不应对印章有任何损　伤。４．分类、编目。因需保存的印章较多，根据数量和特　点，选择和确定具体的分类方法、分类层次，一般根据　印章档案的历史时期、印章属性、机构类型或人物类　别等特征进行分类。目录的编制，要简明实用，便于查　找，内容大致可分为顺序号、印章名称、制发机关、启　枚号等部分组成。　（三）印章档案的保管及统计　１．保管期限。不同类型的印章具有的法律效力和　档案价值有别，印章档案的保管期限要区别对待。印章　档案的保管期限可分为永久和定期（１５年）两种。一　般，除法人单位公章形成的重要档案材料需要永久保　存归档外，其他类型的印章及其形成的档案材料列为　定期保管比较适宜。　２．做好印章档案的技术保护工作。应根据印章的　外形和特点，制作专用框架，一枚一格，立放为好。保持　通风，环境温度为１４＂１２～２４℃，相对湿度为４５％～６ｏ％。　注意做好库房的防火、防潮、防盗、防虫、防霉、防尘等　工作。定期进行检查，发现问题妥善处理，最大限度地　延长其寿命。　３．统计。对库存印章档案应做到定期检查、记录、　统计，保证印章档案不丢失。　（四）印章档案提供利用　档案提供利用是档案管理工作的出发点和终极目　的。档案管理部门应不断优化馆藏结构，丰富馆藏内容，　充分利用现有馆藏档案的优势，为党和国家各项事业服　务。如通过查阅印章档案，了解组织机构的发展概况、进　行历史沿革研究、考订史实、甄别文件、编史修志等工　作。为便于查找利用，编制相应的检索工具，或者利用对　印章档案进行拍照或计算机扫描存贮等现代化检索手　段。档案管理部门应制定印章档案资料查询利用有关规　定，并做好印章档案的利用登记和提供利用效果登记。　（五）印章档案的鉴定与销毁　对印章档案进行价值鉴定和销毁，是印章档案管　理的重要步骤。印章档案保管期满或失去保存价值，应　成立鉴定领导小组，及时组织鉴定销毁　对鉴定销毁的　印章档案，要编制销毁清册，经领导签字批准后方可销　毁。鉴定销毁领导小组要根据不同质地列表进行监销。　总之，对印章档案的管理与研究，不仅具有实践　意义，更具有理论意义。它将不断促进印章档案工作研　究的深入和开发利用的新思路，促进印章档案工作的　不断拓展，提高印章档案的科学化管理水平，为新时期　的档案工作做出应有的贡献。