第一章
一、秘书的涵义,在学术界较普遍的四种说法。
1、宫中秘藏之书(中国古代)
2、辅臣(外国)
3、行政职位(现代中国)
4、社会职业(就世界范围而言,属于第三产业,是服务性行业。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位,也服务于私人。)
二、秘书服务业的兴起有其背景的必然因素。
首先是专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾,促使了秘书服务公司的诞生。
其次,现代生活的节奏越来越快,人们被迫在最短的时间内完成大量综合性的工作,在以速度取胜的局势下,许多商品生产者只能完成最核心的业务,而在同一时间把其他业务(包括秘书业务)外包给专业化公司和人员。
第三,现代科技的发展、通讯以及互联网的广泛应用,秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化,使秘书服务行业的发展有了物质基础,并逐步实现传统和现代时尚的
有机结合。
第四,其他专业化公司的增加,也对秘书服务市场起到了促进作用。秘书服务公司在为客户提供服务的同时,也连接着其他专业性公司。如秘书写好的文件需要由速递公司来传送,速递行业与秘书服务业的联系会变得越来越密切。
第五,秘书职业化的不断加强,拥有秘书职业资格证书的专业人才队伍日益壮大。现代专业人才市场的迅猛发展,也使许多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚,成为某个松散组织的成员,或成为自由职业者,利用网络便可以很方便地组织秘书自由工作者在一起为某项业务出力。这些为秘书服务行业提供了人力资源上的保证。
三、秘书学的涵义及其研究对象
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性的科学。通俗地说,秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
秘书学的研究对象应该包括两大方面:一方面是秘书工作,如内容、规律、要求、机构、职能、程序。方法等;另一方面是秘书人员,如他们的知识、技能、素质、职业道德等,以及这两方面怎样有机地结合。
四、秘书工作职能的转变(4个)
1、支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案
2、辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制
3、处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息
4、计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划
五、秘书工作的作用
1、助手作用
2、参谋作用
3、协调作用
4、信息枢纽作用
5、公共关系作用——秘书工作中有“对外联络,内部协调”等内容,理应起着“内求团结,外求发展”的公共关系作用。
六、秘书工作的性质和特点
1、辅助性
2、综合性
3、机密性(善于保守秘密是秘书人员首要职业道德)
4、服务性(1、为本机关领导和上级机关服务2、为本机关其他平级的职能部门服务3为下级机关和人民群众服务)
七、会展的定义
会展,是为开会和办展览,过去秘书组织会议,重点在“议”;而办会展,重点在“展”。会展是一项系统工程,对会展主办单位而言,从筹办到招展、展出;对参展单位,则从搭建展台,选题策划,使用光、声、色、形,采取包括多媒体在内多种形式展示产品、理念和观点,突出自己的独特个性和鲜明形象,一直到和客户联系、提供咨询、接受订单等都需要付出心
1
血和努力。
八、会展需要秘书主要表现在三个方面
1、会战的联络、协调和组织工作
2、会展的会议组织工作
会战的重点是“展”,可是必然要召开一系列的会议。譬如:展出之前有筹备会、检查会、动员会;展出期间有开幕式、报告会等展出以后有评估会、总结会等。这些会议的组
织安排服务工作都需要秘书去做。
3、会展的文书工作
第二章
一、秘书工作的发展史
奴隶社会(西周至春秋有保密制度、文书制度、用印制度)——封建社会——建党初期(1、1921年中国共产党在上海召开了第一次代表大会,限于当时的条件,没有秘书处或专职的秘书,一切秘书工作都由代表们共同做。大会通过成立了中央局,决定由李达负责保管文件2、1923年在广州召开的第三下次代表大会上,决定建立秘书制,大会选出的委员长为陈独秀,中央秘书为毛泽东3、1926年7月,党的四届三中全会决定中央设秘书处,秘书处下设文书、会计、交通、翻译、出版五科,负责文件的撰拟、翻译、密写、印制、秘藏、传递等工作。同时各省委也分别设立秘书处或秘书科,人员及为精干,一般为一二人,至多三无人。“密”和“精”是建党初期秘书工作的特点)。
二、1、三省制。三省制在魏晋开始形成,唐代确立。即:中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作,“中书出令,门下审议,尚书执行”,即互相分工、配合,又互相监督、牵制。
2、一文一事制。宋朝规定:朝廷百官和地方官员的奏章都必须一文一事,非一宗事者不得同为一问,以便行文归口和主管部门及时批复、处理。
3、文书立卷制。元朝规定:处理完毕的文书经监察官“照刷”(检查)之后予以编号立卷。同一类事立为一卷,年终交案,归档保管。
4、贴黄、引黄制。魏晋以后,公文多用黄纸书写。唐代规定:文书如有个别文字更改,克另写小块纸补贴,称为“贴黄”。此后,又将文书内容要点另写于黄纸,贴于封面或正文之前,称为“引黄”也就是“公文摘要的由来”。
5、公文立卷,是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
6、案卷,也称卷宗,指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。
7、公文立卷的意义是:(1)公文立卷能够保持文件之间的历史联系,便于文件的查找利用。
(2)公文立卷可以维护文件的完整与安全,也便于文件的保管。(3)公文立案,为档案工作打下了基础。
第三章
1秘书机构的六种职能
助手职能,参谋职能,枢纽职能,协调职能,保密职能,公关职能。
保密职能:秘书部门在机关和企业中处于中枢地位,负责保管各种机密文件、资料,负责组织机密会议、安排重要会晤,又是各种信息的集散地,自然负有保密职能。主要有:妥善保管各种机密文件、资料,不得丢失、残缺、破损或被偷阅、翻拍、盗用。保守会议精神、会晤的内容中所涉及的机密等。
公关职能:在不设公关部门并无专职公关人员的组织中,秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门应本着:“广结良缘,内求团结,外求发展”的原则处理好各种公共关系。主要有:负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络和关系处理。负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理。
2党和国家对秘书机构和秘书工作提出的五大要求
机构与部门职能,岗位责任制,工作程序和工作方法,信息系统,办公自动化
工作程序和工作方法:所谓工作程序,是指工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。环节不能随意的增加或减少;次序也不能任意的掉到或随便排列。所谓工作方法,是指工作的技能和操作要求。它即需要秘书人员以具有一定得知识、技术、能力为基础,又要善于综合运用,善于转化为实际的效果。如秘书工作中的收文、发文、接待、会议组织等。办公自动化:办公自动化简称OA,是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学运用于数据信息和非数据信息的办公活动。
办公自动化涉及三方面内容。一是人,即办公室工作人员,应具有现代思想和现代技术。二是信息,即办公人员对各类办公信息的手机、处理、传递、储存、输出过程。三是
科学的工作程序和先进的办公设备。统称为人---机工程。
办公自动化设备包括:电子计算机、文字处理机、传真机、复印机等。这些设备的综合运用能进行文字处理、数据处理、语音处理,能进行决策支持、网络通信、行政管理工作,如编制日程安排、制定工作计划等。
3秘书人员的自我管理
工作管理,行为管理,时间管理,办公环境管理
办公环境管理:秘书应注意对办公室、办公室及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率,更涉及秘书所在机关、企事业单位的形象。因而,秘书应养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境,迟几分钟下班清理办公桌的良好习惯,办公室和接待室应保持窗明几净,办公桌面应整洁美观,文具、文件、电话机等办公用品应分门别类,安放整齐而又随手可及。秘书还应经常清理自己的办公桌抽屉、文件夹、资料柜等,既可清理废纸废物,又可及时发现遗忘的信函、文件,抓紧处理,避免积压。这对提高秘书工作实际效率、树立良好组织形象大有好处。
第四章
1职业道德的五点概括:
忠于职守,严守机密,恪守信用,文明礼貌,廉洁奉公
恪守信用:秘书工作严谨缜密,而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中。人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时;接受任务如不能按期完成,必须及时汇报,不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易答允别人所托而自己又力所不能及的事情,一旦答允就应该尽一切力量去办到。
廉洁奉公:秘书应做到奉公守法、廉洁清白,不以权谋私,不接受贿赂。廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正不正之风的得力干部,有事帮助首长廉正清明的有力助手。
2秘书培训三种形式(专业化,职业化)
学历教育,岗前培训,在职培训
第五章
1、职能环境:包括秘书所在组织的内部和组织外部环境,秘书机构的内部环境。是一个系统的开放的层次性概括。
2、处理一般人际关系的六准则:
1)尊重:秘书应克服人际关系中的地位障碍,无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。尊重更重要的额表现是重视别人的意见和要求,但又不轻易放弃自己的原则和看法。尊重也表现为要求别人时不强人所难,不把自己的观点强加于人。
2)礼貌和礼仪(分析):人际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。
礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时,首先应做到服装整洁、修饰得体,表情自然,待人接物时,面带真诚的微笑,举止文雅;与人交谈时。用于得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。
礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。它受历史、文化、社会、经济环境和习俗的影响,又因民族、国家、地区、时代的不同而不同。我国现行的礼仪以社会主义精神文明为主体,又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明,已成为现代人、尤其是文化人不可缺少的修养和学问,值得秘书人员去学习并融化到自己的意识和行动之中。最简单的,如与客人见面时应抢上一步,颔首、微笑、主动伸手、问好,以示敬意。握手时应真诚的注视对方,并稍稍用力。但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯,不宜鲁莽。等等。
3)乐于助人。4)赞美他人。5)宽容与体谅
6)公允:公允要求秘书处事待人要公正,诚实,既不自欺,也不欺人。不贪人之功以为己有,也不文过饰非或推卸责任。当秘书做成某件事收到领导、上司表扬时,不要忘记对领导、上司提及曾经帮助过自己的或提过建议的同事,并告诉同事让他们分享你的成功和喜悦;当做错事受到领导、上司批评时,秘书应该独自货更多的承担责任而不是要去责怪别人,只有坚持这样做,秘书才能得到同事的广泛支持和帮助,也会受到领导、上司的赏识和器重。
3、处理与上司的关系:
特征:1)工作上的主从性。2)知识、能力、体力、思维的补充性。3)人际关系的首属性。
4)人格上的平等性。不管秘书与上司在职务、地位或财富上多么悬殊,也不管秘书与上司在的首属关系发展到什么程度,秘书与上司在人格上永远是平等的。秘书与上司在工作上是“主从”关系,而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性,不应该成为上司的附庸或其他。中国人的传统意识“士为知己者用”,在现代社会似乎还能为秘书所遵循,但封建色彩浓重的“士为知己者死”。现代秘书应该彻底摒弃。秘书应该认识到:自己的地位、待遇是靠自己的努力挣来的,不是哪一个人恩赐的,秘书对上司应有清醒的、客观的认识,应该服从,但决不盲从,即不帮助上司做违法乱纪的事,不做丧失人格、国格的事。秘书应该有“不为五斗米折腰”,“合则留、不合则去”的骨气。
原则要求:1)主动配合、适应。2)服从,但不盲从。3)委婉提醒,适时规劝。4)维护上司间的团结。
4、处理与动态业(其他)缘关系的五大原则:
1)广结良缘。2)区分主次。3)一视同仁,以礼相待。
4)发挥微笑的魅力。对于初次交往的人来说,秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象,继而辅之以文雅得体的举止言谈。
5)记住别人的姓名。姓名,对于每个人都是最重要、最美好的额字眼。对于重要的交往对象,初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务(至少是姓氏),再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方,会给对方以受尊重的满足,这也是人际关系走向成功的第一步。
第六章
1、日常工作:1)办公室管理。2)通讯工作。3)接待工作。4)日程安排。
2、办公室是什么?(办公室管理的作用)
1)办公室是指挥部。2)办公室是工作室。
3)办公室是窗口。(为什么说?)办公室又是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所,是一个“窗口”。办公室的设施、装饰、环境,办公人员的工作态度和工作作风,都代表着机关或企业的形象。树立良好形象,乃是一个组织生存、发展的必备条件。
3、接待工作六原则:
1)文明礼貌。2)负责。3)与人方便。4)讲求实效。
5)按制度办事。秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事。比如财务制度,不要搞超标准接待,避免计划外开支,更不可把开支转嫁给下级单位、部门。有时上司不熟悉有关财务规定,任意批条子。秘书有责任加以提醒、监督。
6)遵守纪律。接待工作中秘书外出机会多,自由度也比较大,尤应注意自觉遵守纪律,比如保密纪律等。特别是接待外宾时,既要热情、大方、友好,又要注意内外有别,不泄露各种
机密。还有,秘书不得利用职权之便谋取私利,如:不私受礼品,不饮酒过量,不用公车办私事,不与外宾私下做交易等等。
第七章日常工作(下)
一、督办的涵义及督办的作用
督办就是督查,是指秘书协助领导,把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查,使之落实、妥善。
督查的作用:
1.督查对领导的作用
(1)督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。督查工作原是领
导人的原则,秘书只是协助而已。
(2)督查是促进领导决策正确、科学的必要环节。任何决策的正确科学与否,只有
通过实践来检验。
(3)督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。所以,督查
工作既是查下面工作做得如何,也是对领导本身工作业绩、工作作风的检查与
监督。
2.督查对秘书的作用
(1)督查是秘书的一项重要职责。秘书的督查职责自古就有,我国自汉代开始,中
央职官就有“侍御史”与“监察御史”之分。
(2)督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面。督查是秘书工作由被动服务改变
为主动服务的有效手段。督查工作如能长期坚持,养成习惯,形成制度,成为
秘书工作的有机组成部分,也就能使秘书人员形成传达指示、布置任务与督促
执行、检查结果密切结合的自觉意识,形成“决策→执行→检查→反馈→再决
策”的良性循环。
二、印信工作的涵义
印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作,属于秘书工作范围。
(公章是机关、单位职责权力的象征,介绍信则是证明本机关、单位员工的身份,介绍联系公务之用。)
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