集团公司档案管理制度

***集团股份有限公司

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范***集团股份有限公司（以下简称公司）档案管理工作，确保档案资料归档及时完整、保管安全可靠、利用便捷高效，强化企业经营活动中各类重要信息的安全保密管理，特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指公司及所属各单位在日常经营管理活动中形成具有备用、备查价值的各类证照、文书、公文、函件、合同、图纸、声像及实物等不同形式的记录。

第三条 本制度规定的档案收集、整理、归档等要求适用于公司各中心、所属各单位。公司各中心和所属各单位可参照本制度制订具体的实施办法。

第二章 管理机构及职责

第四条 公司成立档案管理领导小组，公司总裁任组长，公司分管副总裁任副组长，各中心及所属各单位负责人为组员。

第五条 公司对档案工作实行集中统一管理。公司档案管理工作由综合管理中心负责统筹、协调、组织和管理，设置档案室，指定专人负责具体管理工作。综合管理中心总经理为档案室负责人，档案管理人员为直接责任人。

公司各中心及所属各单位均需设置档案资料管理员，负责本单位形成的文件、资料和档案的收集、整理、归档和移交工作，此项工作纳入各单位工作计划和工作职责范围。

第六条 综合管理中心档案管理工作职责： （一） 负责拟定公司档案管理制度、规范及标准。 （二） 负责公司各类档案的接收、整理及保管。

（三） 受理并审核各单位档案利用申请，提供档案利用服务。 （四） 对各单位档案管理相关工作进行培训、指导、检查与考核。 （五） 负责档案管理信息化平台的规划、推广使用和信息安全保密。 第七条 公司各中心及所属各单位档案管理工作职责：

（一） 制定有效管理措施，及时收集应归档资料，保证档案形成过程中的及时性、完整性、真实性。

（二） 负责按档案管理现行规范要求进行整理并按时移交到公司档案室(相关表单详见附件2、附件3)。

（三） 直属项目部应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序，与项目建设过程

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（从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产）实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第八条 人事及财务档案由相关业务部门按公司档案管理制度的有关规定自行管理，接受公司档案管理主管部门的指导与检查。

第三章 归档范围及归档时限

第九条 归档范围

公司各中心及所属各单位在各项工作中形成的有保存价值的文件材料，参照《档案分类、归档范围和保存期限表》（详见附件1）的有关要求，归档范围包括：

（一） 党群工作形成的文件资料； （二） 行政管理工作形成的文件资料； （三） 经营管理工作形成的文件资料； （四） 生产管理工作形成的文件资料；

（五） 技术管理、研究及开发工作形成的文件资料； （六） 工程施工管理工作形成的文件资料； （七） 设备仪器管理形成的文件资料； （八） 财务工作形成的文件资料； （九） 人事管理工作形成的文件资料； （十） 员工个人信息管理工作形成的文件资料； （十一） 其他有保存价值的文件资料。 第十条 保管期限

公司档案保管期限参照国家、省市有关规定并结合公司自身实际情况确定。文书档案保管期限按永久、定期（30年、10年）划分执行（详见《档案分类、归档范围和保存期限表》）。

第十一条 归档责任单位

（一） 公司各中心及所属各单位负责本单位文件资料的积累形成和收集整理工作，按照归档制度要求向公司档案管理室移交归档；公司直属项目档案资料的管理由工程管理中心负责监督、指导，项目负责人为直接责任人，须按照归档制度要求向公司档案管理部门移交归档。

（二） 档案归档目录、责任单位详见《档案分类、归档范围和保存期限表》。 第十二条 归档时间

文件材料在处理完毕后，应由承办部门将其中有保存价值的文件进行整理，定期移交给档案管理部门集中保管，归档时间要求如下：

（一） 文书档案（详见《档案分类、归档范围和保存期限表》）原则上在文件形成次年的六月底前或项目完成后归档，但下述文件除外：

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1. 声像档案、实物档案在活动完毕后的一周内归档； 2. 设备仪器档案在开箱验收或使用测试后的一个月内归档； 3. 科学技术、产品研究档案在成果鉴定一周内归档； 4. 重要经济合同档案在合同签署后三日内移交归档。

（二） 建设工程文件材料的收集整理应与工程建设同步进行，在工程项目竣工验收后，由工程管理中心指导、督促直属项目部整理好后在三个月内移交公司档案室归档。

（三） 会计档案在会计年度终了再保管一年期满后归档。 （四） 人事档案一个月归档一次。

（五） 公司所有电子文件应与纸质文件同时归档。

所有归档资料按制度移交的，公司档案管理部门和移交单位均填写《档案移交书》，一式两份，各自保管一份。

第十三条 对于应予归档的资料，必须按照规定时限及时移交，任何部门和个人不得无故拖延或拒绝移交。

第四章 档案分类方法和目录设置

第十四条 根据公司档案类别和范围，公司档案设置13个一级类目、46个二级类目。一级类目和二级类目代号详见下表，三级及三级以下类目和编号由各中心、各单位结合实际自行确定。

一级类目代号表 代字 D ** J G K Y S 一级类目名称 党群档案类 经营管理 技术管理、研究及开发 工程档案 会计档案 证书管理 审计管理 代字 X C H B R F 一级类目名称 行政档案 生产管理 项目类合同档案 设备仪器档案 人事管理 法人单位档案 二级类目代号由一级代字加二类目录顺序得来，如D-1、D-2、D-3，D-1表示党群档案中的党务综合资料（详见《档案分类、归档范围和保存期限表》）。

第五章 归档要求

第十五条 各单位在移交档案前均须根据公司相关制度进行密级鉴定，并按保密制度规定的程序与要求进行移交，档案室须根据档案密级按相关保密规定进行接收、保管。

第十六条 归档文件原则上为原件，凡有原件的文件资料，不能以复印件归档。归档的电子文

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件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

归档的文件材料必须去除金属物，对破损的文件材料进行托裱，然后以件为单位按规定装订，要齐全、完整、系统、准确，各种签证手续完备。

第十七条 文件书写和载体材料应能耐久保存，热敏传真纸、复写纸原则上不能直接归档，须追加原件。

第十八条 声像档案要清晰完整，并提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 第十九条 归档文件要保持文件材料之间的有机联系，批复在前，申请报告在后。各单位移交档案时，应办理相关移交登记手续（批量移交时须提交纸质及电子目录），档案室档案接收人员应与移交人共同清点。

第六章 档案利用

第二十条 档案利用审批

档案利用类型分为查阅、复制、借用三种方式，档案利用均须办理审批手续。 第二十一条 档案利用人员资格

（一）档案利用人员须符合公司保密管理相关制度规定的资格要求。

（二）原则上，档案利用人须为公司正式员工，非正式员工不得借阅档案。如确因工作需要，公司总部员工须上报中心分管领导审批，所属单位须由本单位负责人审批。

（三）档案室不直接受理外单位的档案利用申请，确因工作需要，须由公司相关部门按制度办理档案利用审批手续，并指定业务相关联的专人代为办理。

第二十二条 档案借（查）阅管理

（一） 档案查阅、复印。公司员工查阅、复制档案时，需填写《档案资料查阅（复印）申请表》（详见附件6），注明利用档案的内容及查阅（复印）目的，由档案资料利用单位负责人及公司综合管理中心总经理签字确认后，由档案管理人员办理查阅、复印。查阅档案原则上不得将资料带出档案室，查阅期间不得翻拍任何资料。

（二） 借用档案时，借用人需填写《档案资料借用申请表》（详见附件4），注明借用档案的内容及借用事由，由本单位负责人、档案室负责人及公司行政分管领导审批后，由档案管理人员办理档案借用手续（详见附件5）。档案借用完毕归还时档案室检查归还资料的完整性，如无损坏、遗失等情况则办理借阅注销手续。

（三） 利用者应严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。涉密档案严禁私自转借、摘抄、复制。

（四） 证照复印须注明用途并加盖“再复印无效”印章。 （五） 实物档案、声像档案原则上以复制件提供利用。

（六） 凡属公司机密档案，如公司董事会、总裁办公会议记录、经营班子会议及其它各种重要会议记录、公司财务融资方面的重要资料一律不对外借阅。特殊情况确实需要时，须经公司分管副总裁批准同意（详见附件7），但借期不得超过七天。

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（七） 财务类档案资料借阅、查阅需由公司正式员工提出申请，并经档案利用单位负责人审核、公司档案室负责人审批后方可借（查）阅。借（查）阅人如非本公司正式员工或非财务人员则须由财务部门负责人指定财务部门专人陪同借（查）阅。

（八） 各部门工作人员办理正常查阅手续后可查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经原形成档案的部门领导批准报公司分管副总裁审批后方可查阅。

第二十三条 档案归还

（一） 借出档案必须保证原样归还，不得损坏、拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。

所借档案一旦发生损坏、丢失，必须立即向上级领导报告并向档案管理部门报备。 （二） 借出档案必须按时归还，确因工作需要逾期无法归还应提前一天办理延期使用审批手续。

（三） 调动、离职等人员，办理调离手续前必须清还档案，否则人事部门不得办理调离手续。

（四） 国家法定长假前，所借证照等重要档案资料原则上应予归还以保障档案安全。

第七章 档案保管

第二十四条 公司档案库房由档案室指定专人管理，其他人员未经许可不得进入。 各单位在办公场所安排上应满足档案管理工作需要，并确保档案存放空间的安全及相对独立。

第二十五条 档案库房应做到防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体，并有防高温、防潮、防霉、防盗等措施，档案管理部门应按前述要求定期检查，妥善保管各类档案。

第二十六条 档案管理部门应根据档案资料的密级程度，采取合理有效的保管措施，以保证档案资料的实体安全，并制定严格的保密办法，以确保相关档案资料的信息安全，防止泄密现象发生。

第二十七条 档案管理部门应对所接收档案进行规范整理，并及时完成分类、编目、登录台账、扫描、挂接等各项工作。

第二十八条 档案管理部门须每半年对库存档案进行盘点，做到帐实相符，确保档案完整、安全。

第八章 档案管理信息化

第二十九条 公司各中心、各所属单位在档案移交手续办理完毕后档案室应及时将归档档案扫描或拍照，形成电子化档案，并将纸质件档案和电子化档案编号登记造册归档。

第三十条 本制度执行后形成的档案严格参照国家档案管理局《归档文件整理规则》标

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准进行电子化归档，利用信息化系统实现公司档案的智能检索、分类检索、高级检索、全文检索、收集、整理、归档、检索、统计、编研、保管、数据管理、系统管理等档案管理功能。技术研发中心对公司档案信息化管理提供技术支持。

第三十一条 公司信息化系统将回件函、合同及用印类资料归档到预归档库，各单位档案员每季度对预归档库中本单位文件进行甄别形成正式归档文件，同时按档案归档时间进行纸质文件的归档。

第三十二条 公司档案室对预归档库有督办、监管的职责，对逾期三次未按要求归档的单位，予以通报批评。

第三十三条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照有关纸质文件归档的规定执行。

档案电子化数据公司档案室、各中心及各所属单位应定期做好备份工作，避免因档案电子化数据损坏、丢失造成无法挽回的损失。

第九章 档案鉴定与销毁

第三十四条 档案管理部门应严格执行相关制度规定的保管期限，不得擅自予以销毁，特殊情况须报公司分管副总裁批准（详见附件8）。

第三十五条 达到保管期限的档案，由档案管理部门负责组织相关部门成立鉴定小组进行鉴定，并提出销毁或延长保管的意见报公司领导审批。

第三十六条 档案销毁

（一） 经批准销毁的档案，由档案管理部门负责妥善处理并防止泄密。

（二） 销毁档案须有至少两名监销人，监销人应认真复核需销毁档案，销毁完毕后须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。

（三） 财务类档案销毁须由财务部门指定专人销毁。公司密级档案销毁须经公司分管副总裁审批后方可销毁。

（四） 销毁完毕后，档案管理部门应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。 （五） 档案鉴定销毁过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、永久保存。

第十章 罚则

第三十七条 公司各单位凡违反本制度要求无故延期或不交应归档的文件材料的；各项目竣工验收资料逾期半年未通过公司档案室验收的，一经发现，限期整改，并对单位领导及责任人予以500元～1000元处罚和通报批评。

第三十八条 公司档案保管部门（公司档案室、人力资源中心、计划财务中心）因保管不当，造成档案损坏、丢失、损毁的，对单位领导及责任人予以1000元～10000元处罚和

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通报批评,并视情节轻重追究相应的法律责任。

第三十九条 公司各单位凡违反制度第二十二条，泄露秘密者将按《公司保密工作条例》进行处理；不按借阅期限归还者，并拒绝办理延期手续的，公司将予以通报批评。

第十一章 附则

第四十条 本制度由公司综合管理中心负责解释并监督执行。

第四十一条 本制度从下发之日起执行，以往规定与本制度不符的以本制度规定为准。

附件：1. 档案分类、归档范围和保存期限表

2. 档案移交书 3. 档案移交登记表 4. 档案资料借用申请表 5. 档案借用登记表

6. 档案资料查阅（复印）申请表 7. 档案资料外借申请表 8. 档案销毁申请单

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附件1

***集团股份有限公司档案分类、归档范围和保存期限表

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 党务综合（D-1） 组织宣传（D-2） 纪检监察（D-3） 共青妇（D-4） 序号 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 03 归档范围 公司党组织会议记录、纪要、决定、通知 公司党委工作计划、总结 深圳市政府下发的决议、通知 公司党委、工青妇组织各项活动的申请报告、决定、通知、总结 公司纪检监察会议记录、纪要、决定、通知 公司纪检监察工作计划、总结 公司共青妇会议记录、纪要、决定、通知 公司共青妇工作计划、总结 上级颁发的需本公司要贯彻执行的文件、法令、法规、相关政策等 董事会、监事会和经理层以上结构及变更情况文件材料 公司成立、机构设置、撤销、更名、公司更换印章、更换税务登记等文件 公司各项规章制度、工作程序、作业指导书 公司会议、专项工作会议、总裁办公会议、经营工作会议通知、纪要、决定 公司营业执照、税务登记证、资质证书等证照 有关问题的请示、报告、批复、重要通知 公司年度工作计划、总结、工作报告 保存期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久 永久 D 党群工作 Ⅰ 文书档案 X 行政管理 行政综合（X-1） 04 05 06 07 08 第 8 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 序号 09 10 11 01 公司简报、信息简报 归档范围 保存期限 10年 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 相关行业会员单位和协会单位入会资料 其他材料 公司股东会、董事会、监事会会议通知、纪要、议程、决议、股东名册等 董事会重要问题、事项的调研材料、总结材料 公司章程、股东名册、确认验资报告、财务审计报告，以及公司股权方面的重要文件材料 其他文件材料 产权变动、股权转让、资产购置 资产评估、资产损失核销 清产核资 房产证原件 房屋租赁合同 公司关于法律事务的规章、制度、办法 起诉状、案件受理通知书、应诉通知、答辩状、代理词、判决书、裁定书等 仲裁案件（申请书、案件受理通知书、应诉通知书、答辩状、代理词、裁定书等法律文书以及有关证据材料） 公司工会会议记录、纪要、决定、通知 公司工会工作计划、总结 公司车辆形成的文件 董事会档案（X-2） 02 03 04 01 02 03 04 05 01 资产管理（X-3） 法务（X-4） 02 03 工会（X-5） 后勤管理01 02 01 第 9 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 （X6） 序号 归档范围 公司复印机、传真机、打印机等产品说明书、产品维护保养记录等 各项审计工作、报告 保存期限 02 01 30年 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 30年 S 审计管理 审计报告（S-1） 02 03 01 02 03 01 招投标（**-1） 成本类（**-2） ** 经营管理 预算类（**-3） 经营类（**-4） 统计类（**-5） C 生产管理 质安管理02 03 04 01 02 03 01 02 01 02 01 公司高管离职、离任审计报告对应审计资料 对违法违纪违规人员等单位的调查处理决定及相关调查材料、证据等 招标文件；招标投标澄清文件；投标报价书；开标记录表 中标通知书 商务洽谈记录表；其它商务报价资料 市场调研资料和报告；成本分析资料；项目成本自查表；资金计划需求表；商务报价分析资料 中标项目经营方案；项目目标成本预算报告 投标额外费用批准记录；结算额外开支审批记录 挂靠收取管理经营会议纪要及记录账册 各项目建模资料 各项目预算书 各项目预、结算对量，核量资料；结算书 区域公司责任书；项目经营管理责任书 其他材料 月份产值完成汇总表 年度产值计划；年度结算计划及完成情况汇总表 区域公司、项目部安全生产管理责任书 第 10 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 （C-1） 进度计划管理（C-2） 创优管理（C-3） 体系管理（C-4） 联合经营（C-5） 序号 02 01 02 01 02 01 01 02 01 02 归档范围 质量、安全月报表；质量安全检查记录；安全考核 施工项目总进度计划 半月报、月报 创优计划 获奖证书 三合一体系管理文件 联合经营协议书 项目章移交文件（联营项目） 课题研发全套资料（调查报告、可行性研究报告、立项申请、合同、课题验收、科技查新、科技成果鉴定证书及形成的技术标准） 专利申请资料、受理通知书、授权通知书及证书；专利维护资料（缴费通知、费用申请） 工法开发资料（工法文本、科技查新、应用及效益证明、鉴定证书及影像资料） 行业标准资料（项目申报书、批复报告、专家评审报告、报批稿、发布公告及会议资料） 国家、省市级科技进步奖证书和工法证书 其他重要资料 绿色施工资料（绿色施工实施规划方案、施工各阶段验收资料、综合总结报告、绿色施工过程验证资料、影像资料） 保存期限 30年 10年 10年 30年 永久 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 J 技术管理、研究及开发 技术研发（J-1） 03 04 05 06 技术管理（J-2） 01 第 11 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 序号 02 归档范围 新技术应用及推广资料（施工组织设计、单项新技术应用工作总结、工程质量证明、经济效益汇总表、企业技术文件、影像资料、综合报告） 技术管理制度、技术管理指引、施工工艺细部节点做法手册、质量通病防治手册 证书（新技术应用示范工程获奖证书、绿色施工示范工程获奖证书） 施工组织设计/施工方案审核记录（施工组织设计/施工方案、施工组织设计/施工方案项目部自审会签表、施工组织设计/施工方案审核记录表、施工组织设计/施工方案评审意见处理反馈表、施工组织设计/施工方案审批表） 检查记录表（例行检查记录表、技术管理检查评分表） 技术标书电子版 固定资产台账、购置、调拨、维修、报废及盘点 信息化项目资料（合同、付款、调研报告、蓝图方案及培训资料等） 信息化流程资料（业务模型、审批流程、业务实现及更新记录、运维期报告） 信息化运维资料(权限列表、系统更新记录及运维报告）；机房资料（交付、巡查记录及维护保养记录） 视频监控资料（台账、使用说明书、重要视频监控存档文件及各类报告文件）；视频会议资料（台账、使用说明书及会议存档文件和报告） 保存期限 永久 03 04 永久 永久 05 30年 06 07 01 02 03 04 10年 永久 永久 永久 永久 30年 信息化（J-3） 05 永久 第 12 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 土地使用合同（H-1） 序号 归档范围 保存期限 01 01 01 01 02 03 04 05 土地使用协议、合同 总承包合同及补充协议；分包合同及补充协议；保函 购房合同 开工、停工、复工报告 技术交底、图纸会审 施工定位测量 沉降（变形）记录 技术核定单、材料代用审核单 设计变更 隐蔽工程验收记录 质量事故报告 材质保证书 材料试验报告（水泥、砖、砂等） 工程质量评定记录 定位查勘记录 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 H 项目类合同 施工合同（H-2） 销售合同（H-3） Ⅱ 基本建设 工程施工（G-1） G 工程档案 06 07 08 09 10 11 12 01 工程竣工(G-2) 02 03 工程资料按深圳市档案馆提供的目录指引整理出全套资料 A类、B类档案移交目录原件1份 在施工过程中所产生的所有工程签证单及工程施工联系单（原件） 第 13 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 序号 04 01 归档范围 保存期限 永久 永久 永久 30年 永久 30年 30年 30年 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久 合同类（B-1） 02 03 04 01 02 03 04 01 02 03 01 02 01 02 03 01 02 B 供应商市场调查表及考设备仪器 察资料（B-2） 各项目招标采购文件资料（B-3） 工程竣工验收报告原件2份 A类设备材料合同（钢筋；商品混凝土建筑木方；建筑模板采购合同） 塔式起重机租赁合同；施工电梯租赁合同 B类设备材料合同（混凝土输送泵；砌体；沙石采购合同） 其它设备材料合同（管桩采购合同；活动板房合同） 钢筋、商品混凝土、建筑木方、建筑模板供应商市场调查表 塔式起重机；施工电梯供应商市场调查表 管桩供应商市场调查表 各类材料合格供应商市场调查表；各地区A类设备材料市场调查报告 设备租赁材料采购申请表 招标文件（招标流程需要的所有文件）；招标情况汇报 中标通知书 季度回访表 年度回访表 会计原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 总帐 明细帐 供应商回访（B-4） 会计凭证（K-1） 会计账簿（K-2） Ⅲ 会计档案 K 会计档案 第 14 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 序号 03 04 固定资产卡片 辅助帐簿 资金周报及月报 归档范围 保存期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 会计报表（K-3） 01 02 01 02 年度预算表及各季度预算表 银行开户、销户资料、税务登记证副本 贷款相关合同；抵押物评估报告；验资报告；征信报告（信用等级） 纳税申报表及缴款单；税审报告；年收入12万以上的申报表；补缴建业建筑03-06年税金资料 税务处理处罚决定书；自查资料；税源调查表 相关部门报表等 会计档案保管清册、会计档案销毁清册 上级颁发的关于人事工作方面并要求贯彻执行的文件；公司人力资源管理制度 公司员工花名册、员工入职资料、劳动合同 员工任免的请示、报告、批复、决定、通知 薪酬管理、绩效考核与评价、社会保险等文件 员工教育培训规划、年度计划、总结 员工离职资料 员工异动、转正考核资料 职称证、执业资格证、职业资格证等各类证件 评审审核资料 其他（K-4） 03 04 05 06 01 人事资料（R-1） Ⅳ 人事档案 R 人事管理 人事变动（R-2） 职称管理（R-3） 02 03 04 05 01 02 01 02 第 15 页 共 24 页

一级类目 类目类目名称 代代号 类目名称 号 二级类目 其他（R-4） 序号 归档范围 保存期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 01 02 01 01 02 03 01 02 03 04 05 06 07 公司考勤资料、工资审批表 个别员工例外处理决定及相关费用支付凭证记录 员工个人在岗位上所得的成就及奖状 各项目在建工程所得的奖状、奖牌 员工个人管理 个人荣誉（R-5） 奖状证书（Y-1） Ⅴ 荣誉档案 Y 证书管理 荣誉品（Y-2） 纪念品（Y-3） 市级以上、政府颁布发给公司的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书等 市级以上、政府、同行赠予给公司、公司领导的特殊意义的纪念品 企业章程、公司制度、规范管理重要文件材料 企业成立、终止（或撤并）和更改名称、地址相关文件材料 企业营业执照、组织代码证、税务登记证及相关资质 企业法人、经营范围、注册资本变更相关文件材料 企业年度财务审计报告 企业股东会议决议等重要文件材料 其他文件材料 Ⅵ 法人单位产权档案 F 法人单位按公司名称产权档案 设置 第 16 页 共 24 页

附件2

***集团股份有限公司档案移交书

档案号：档案移交书移交单位：移交资料名称 ：资料状态：原件共计份；复印件份。份；扫描件：份；附件：移交单位：移交人：年 月 日接收单位：接收人：年 月 日接收单位审核人：年 月 日

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附件3

***集团股份有限公司档案移交登记表

序号 移交单位 文件名称 移交人 接收人 日期 备注

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附件4

***集团股份有限公司档案资料借用申请表

借用单位 经办人 联系电话 借用文件名称 借用事由 借用期限 年 月 日至 年 月 日，共 天。 年 月 日 年 月 日 年 月 日 借用单位领导 意 见 公司综合管理中心领导意见 公司分管领导 意 见 备 注

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附件5

***集团股份有限公司档案资料借用登记表

借阅日期 借阅人 件号 文件名称 归还日期 归还人

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附件6

***集团股份有限公司档案资料查阅（复印）申请表

借用单位 经办人 联系电话 文件名称 用 途 查阅（ ） 方 式 扫描（ ），份数（ ） 年 月 日 备 注 年 月 日 年 月 日 复印（ ），份数（ ） 借用单位领导 意 见 公司综合管理中心领导意见 公司分管领导意 见

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附件7

***集团股份有限公司档案资料外借申请表

借用单位 相关联单位 借阅人 经办人 联系电话 联系电话 借用文件名称 借用事由 借用期限 年 月 日至 年 月 日，共 天。 年 月 日 年 月 日 年 月 日 档案移交单位负责人签字 公司综合管理中心领导意见 公司分管领导 意 见 备 注

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附件8

***集团股份有限公司档案销毁申请单

年 月 日

序号 档案名称 档号 类别 公司综合管理 申请单位负责人意见 中心领导意见 销毁方式： 监销人员： 经办人： 公司分管领导意见 密级 案卷数量 单位 规定保管年限 已保管年限 备注 第 23 页 共 24 页

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