基于信息数字化的高校档案管理新体系构建

第３０卷　湖北师范学院学报（哲学社会科学版）　Ｖ０１．３Ｏ　第４期　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｈｕｂｅｉ　Ｎｏｒｍａｌ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（Ｐｈｉｌｏｓｏｐｈｙ　ａｎｄ　Ｓｏｃｉａｌ　Ｓｃｉｅｎｃｅ）　Ｎｏ．４，２０１０　基于信息数字化的高校档案管理新体系构建　金俊兰　（湖北师范学院教务处，湖北黄石４３５００２）　［摘要］在信息时代的今天，信息作为一种重要资源，人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资　料作为重要的信息资源之一，它的价值也越来越被社会所认可。在高校档案信息数字化、网络化的原因的　基础上，分析了高校档案信息数字化、网络化系统的基芩组成，提出了高校档案管理新体系构建的初步构　想。　（关键词】　高校档案管理；信息数字化；新体系　［中图分类号］Ｇ２７０　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１００９—４７３３（２０１０）０４—０１５０・０２　美国经济学家迈克尔・戈德海伯早于１９９７年就指　作用常常处于被动状态，而且作用十分有限。　出，在以计算机网络为基础的信息时代，面对浩如烟海　第三，高校档案人员缺乏培训。人是档案管理工作　的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而　的主体，档案工作人员的素质，直接影响到档案管理工　是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以数字　作的实际成败。对档案人员培训提高，是实现档案管理　化网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。由　现代化关键的一环。档案人员长期缺乏培训，专业素质　此，高校档案信息数字化、网络化能够有效提高档案管　的广度不够，难以适应档案现代化管理的需要。因此，　理效率是“注意力”时代发展的必然趋势。　必须高度重视档案人员的培训工作。近几年来高校档　一、高校档案管理的现状　案发展工作有了一定的进步，但由于种种原因，档案管　近几年来，高校档案管理工作开始逐步进入规范化　理工作在高校人才队伍建设中的作用往往被忽略，没有　管理的轨道。但从整体情况看，存在一些共性问题。首　得到应有的重视和加强。　先，对高校档案管理的重要性认识不够。长期以来，相　二、高校档案信息数字化、网络化的动因　当一部分人员包括部分领导干部对高校档案工作的认　高校档案信息数字化、网络管理化的条件已经基本　识不足，认为档案就是裁剪、装订、保管性的事务工作，　成熟，信息数字化、网络化管理是时代发展的要求，是计　与教学和科研工作没有直接联系，也不能为单位创造经　算机大量应用于高校管理的必然结果。　济效益，只要守好那一一堆材料，不丢失，不泄密，能应付　首先，数字信息通讯技术和计算机网络的迅速发　干部调动或提拔时的查档工作就行。因此，档案工作变　展。９０年代以来，我国先后筑起中国互联网（Ｃｈｉｎａｎｅｔ）、　得默默无闻，很少有人过问。档案管理部门也习以为　中国教育科研网（ＣＥＲｎｅｔ）、中国科技网（ＣＳＴｎｅｔ）和中国　常，不主动拓展工作内容，不主动为学校的教学、科研工　金桥网（ＣｈｉｎａＧＢｎｅｔ），并均与国际互联网（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ）接　作提供依据和参谋作用。　轨。就全国高校来看，１９９４年以来，很多高校纷纷着手　其次，高校档案管理手段落后。很多档案往往停留　建设校园网，至１９９６年底，已有２２０所高校建成校园网　在纸质档案的建立和保管层面上，没有随着科学技术手　并连人ＣＥＲｎｅｔ，８００余所高校的校园网白２０００年底开　段的不断更新而实现人事档案的数字化。一些人事档　始陆续建成。我国数字信息通讯技术的迅速发展和计　案室的电脑仅仅局限用于档案目录的打印，还无法进行　算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提　人员信息的查询和检索，更无法实现对人才信息的筛　供了前所未有的条件。　选、排序、分类、汇总。由此导致很多统计工作只能靠手　其次，信息数字化网络时代发展的要求。数字化档　工完成，造成人力资源的极大浪费，数据对决策的参考　案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限　［收稿日期］２Ｏ１０—ｏ４—０７　［作者简介】金俊兰，女，湖北恩施人，助理研究员。档案馆员。　・ｌ５Ｏ・　制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可　进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。网上利　用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，　进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案　资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题　汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取　消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。　最后，是计算机大量应用于高校管理的必然结果。　校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技　术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不　出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资　料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理　的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作　环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴　随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即信息数字　文件也就应运而生。　三、数字信息化的高校档案管理新体系构建　面临时代发展给予的机会与挑战，提出基于客户　机／服务器（Ｃｌｉｅｎｔ／Ｓｅｒｖｅｒ）构建体系结构模式、基于Ｗｅｂ　构建服务体系、基于Ｗｅｂ构建服务体系三个方面来构建　基于数字信息化的高校档案管理新体系。　第一，基于客户　服务器（Ｃｌｉｅｎｔ／Ｓｅｒｖｅｒ）构建体系　结构模式。客户机／服务器结构模式是通过网络把分散　的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能　划分为服务器与客户机Ｃ／Ｓ结构系统处理方式同以往　的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在　于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻　缉和数据库，并将这些部分交给多台机器（包括工作站、　一个或多个服务器）分别执行，共同实现整体应用。用　户在工作站（前台）看到的通常是用户界面，当前台需要　调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器　（Ｓｅｒｖｅｒ）发出请求，服务器即对此做出Ⅱ向应，并把处理的　结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客　户（Ｃｌｉｅｎｔ）。Ｃ／Ｓ模式实际上是一种软件运行和组织方　式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖　网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但　它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。　在Ｗｉｎｄｏｗｓ　ＮＴ、Ｎｅｔｗａｒｅ上均可以构造起实用Ｃ／Ｓ结构　模式系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬　件上选用市面上常见的高档微机即可。　第二，基于Ｗｅｂ构建服务体系。在学校综合集成管　理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形　式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的　服务方式，因此为利用者提供的信息组织结构应是网状　的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进　行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信　息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Ｗｅｂ　浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的　访问方式，因此高校档案馆都应建立自己的Ｗｅｂ服务　器，向校内外档案利用者提供档案信息服务。目前，计　算机技术的发展，使得在ＰＣ机上Ｗｅｂ建立站点变得相　当的简单，只需选用适当的Ｗｅｂ服务器软件，有些操作　系统，如Ｗｉｎｄｏｗｓ　ＮＴ，已把建立Ｗｅｂ服务器的功能内置　在系统之中。今后，值得档案部门炫耀的不是拥有几台　微机而是有无Ｗｅｂ服务器。　第三，基于Ｗｅｂ构建服务体系。数据库管理系统的　选择要建立在Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／Ｗｅｂ技术基础上，也就是说，选择　数据库系统不仅要支持Ｃ／Ｓ体系结构，还要支持分布式　处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的　支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应　多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系　统进行连接和交换数据的能力。现在高校档案部门使　用的数据库管理系统多用ＤＢａｓｅ，ＦｏｘＢＡＳＥ，ＦｏｘＰｒｏ等　编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为　数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但　是要建立覆盖全校各类信息的集成的ＭＩＳ系统，它们无　论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的　满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平　台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有　客户机／服务器结构的数据库管理系统，如Ｓｙｂａｓｅ、Ｉｎ—　ｆｏｒｍｉｘ、ＩＢＭ的ＤＢ２、微软的ＳＱＬ　Ｓｅｒｖｅｒ等。这些软件不　仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ＯＤ—　ＢＣ驱动程序）、数据库一～ｗｅｂ连接软件，使用户可以　轻松地建立起Ｗｅｂ站点上的数据库服务。　基于数字信息化的高校档案管理新体系的构建可　基本实现收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能　的信息数字化、网络化管理。大大改善了高校档案管理　的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项　标准的制定和完善。尤其是基于数字信息化的高校档　案管理新体系的构建有利于改变档案人员的观念，锻炼　和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数　据库建设也推动了规模化的信息共享互惠。总之，基于　数字信息化的高校档案管理新体系的构建为高校档案　管理提供了有效的管理体系和强有力的技术保证。　［参考文献］　［１］谭巧燕．加强高校人事档案管理的思考［Ｊ］．兰台世　界，２００７，（３）．　［２］张娟．浅谈高校档案工作存在的问题及对策［Ｊ］．湖　￡广播电视大学学报，２００５，（３）．　［３］陈玉．２１世纪高校档案人员应具备的素质和能力　［Ｊ］．鸡西大学学报，２００５，（５）．　（责任编辑：王国红）　・１５ｌ・