文件控制管理要求及应注意事项

文件和记录控制管理要求及应注意事项

文件包括四个层次：

• 第一层次：管理手册（包括方针和目标）；

• 第二层次：管理体系程序文件；

• 第三层次：管理体系支持性文件（包括与管理体系有关的内外部各类管理性和技术性文件、法律法规、标准规范、操作规程、作业指导书、技术交底、图纸等）；

• 第四层次：记录。记录是一种特殊类型的文件。

文件的审批要求

• 《文件控制程序》中规定：

文件在发布前应进行审核（必要时进行评审）和批准，以确保文件是充分与适宜的。各类文件的审核与批准权限为：

• 《管理手册》由管理者代表审核，公司总经理批准。

• 《程序文件》由各业务主管部门领导审核，公司分管领导批准。

• 技术文件由业务主管部门负责人审核，公司总工程师批准。

• 其它文件由业务主管部门负责人审核，公司分管领导批准。

《文件控制程序》对标识的要求：

• 公司《管理手册》、《程序文件》在文件封面和每页的页眉处标明版本、修订状态和生效日期。公司内部发放纸制《管理手册》、《程序文件》在封面加盖“受控”印章。

• 以公司名义制发的文件，以加盖公司行政公章的通知及其文号（由发文字号、年号和流水号组成）作为识别有效性的标志。

• 以部门、基层单位名义制发的文件，以加盖本部门、本单位公章或有审批人签字作为有效性的标志，文件编号由制发部门、基层单位自行确定。

• 外来文件以原文件的编号作为标识，若转发应按公司内部文件编号。

• 作废文件如需保留时，在显要位置标明“作废留用”或“作废保留资料”字样。

文件的收、发及阅办在《文件控制程序》 4.5 中规定如下：

• 总经理办公室负责对接收的外来文件进行登记、报批、传阅、催办和归档保管。基层单位接收的(顾客、监理等与基层单位之间)外来文件由基层单位负责登记、阅办和保管。

• 以公司名义制发的文件，由总经理办公室负责统一发放；各部门、基层单位制发的文件，由相应制发部门、单位负责发放，并填写发放记录。

• 各部门发放的操作规程、法律法规、规范标准，由各部门填写“文件领用登记表”。

文件领用人在“文件领用登记表”上签名领取注有分发号的文件。

文件的评审要求：

• 管理体系文件评审的方式，采取争求意见或会议的形式。

• 年终根据内部审核、外部审核的结果及管理体系的运行情况，企业管理部收集职能部门对管理体系文件的意见，并对其适用性进行评审，对发现的问题予以修订。

• 文件评审应形成文件评审记录。

• 款规定：公司采用“在用有效文件总清单”的形式控制文件的有效性。

• 年初编制下发公司 “在用有效文件总清单”；各部门和各基层单位据此来建立本部门、本单位的“在用有效文件分清单”，以确保在所有场所都使用相应文件的有效版本，撤出失效（作废）的文件。

一、对文件的控制管理注意以下几个方面：

1.发布受控——文件发布要经过审批、有文件编号。

2.更改受控——对文件进行更改或修订后，要经过再批准；必要时评审更新。

3.版本受控——对文件版本进行标识，建立文件清单（识别新版本、清除作废文件）。

4.发放受控——确定发放范围，建立分发记录。

5.作废受控——对作废文件的回收，处理；若保留，须标识

6.外来文件受控——及时识别有关法律、法规、标准、规范、外来图纸的适用性、有效版本，并控制分发。

文件控制中存在的问题：

1.基层单位文件的审批要求执行的不够好，内部管理办法或规定，个别单位存在没有审批人签字或加盖公章情况。

2.单位/部门在用有效文件清单建立不及时，应在公司文件总清单发布后，要结合本单位/部门实际，及时编制分清单，作为日常工作和管理的文件依据。如果没有及时编制更新，就存在作废文件被误用的可能。

3.相关部门应经常关注国家、地方的法律法规、标准、规范的发布信息，加以识别。如果需要，应填写文件更改申请单，增补所需新颁布文件，及时剔除作废文件。

4.基层单位在文件的阅办处理方面，应加强管理，完善相关记录。如：文件处理记录。

记录控制要求：

• 记录识别——建立编号，建立清单

• 记录填制——内容清晰，不得随意涂改

• 记录保存——规定保存期限、保管责任部门

• 记录保管——进行编目，有适宜的设施和保存环境，规 定查询和借阅制度

• 记录处置——对过期的记录进行销毁，需经过审批

• 电子媒体记录的准确性、及时性及其备份

记录的填写应做到：

a)记录填写及时、准确、真实、规范。

b)属竣工资料或需长期保存的记录，应使用碳素或蓝黑墨水填写或打印。字迹应工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔。

c)填写的记录应有编号、日期(必要时到时点)以及记录者签名。

d)记录的内容不得随意涂抹，需纳入竣工资料或上报顾客、监理、主管机关的记录如有更改，应经审批人同意后，在更改处划两横杠，将正确的写在上方，并加盖修改人印章(或签名)。

e)填写时不得留有空格，凡不需填写或不涉及的项目，应在相应的空格内划上斜线。

f)按规定程序履行审核、审批签认手续，需加盖公章的应加盖公章。

• 发现的问题：

1.记录不够清晰、字迹潦草，不规范，有关人员签字不齐全；

2.存在记录未按要求及时填写，事后补填的情况；

3.部分单位在技术（安全）交底书等需要参与人签字的记录中，有代签字的情况；

4.存放资料的文件盒内的记录内容整理不及时，目录与资料盒内容存在不对应的现象。