公司设备管理制度

1. 总则

（1）、 目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效

率和使用寿命，特制定本制度。

（2）、 二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、

复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、服务器等。

（3）、 三、相关部门职责。

①、行政财务部主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。

②、在总经理批准的情况下，一些部门也可自行购买设备。 ③、设备使用部门，主要负责办公设备的申购、使用、保管、维修保养等事宜。

2. 第二章 办公设备日常管理

（1）、 办公设备的申请和购买。

①、工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，并填写《办公设备需求单》，报部门负责人、行政财务部负责人和总经理批准。

②、经公司办公会及总经理审批后由行政财务部专人购买。

（2）、 办公设备的领用。

①、设备需求部门根据审批的《办公设备需求单》到行政财务部领取。

②、对部门领取的设备进行登记编号，以便盘点。

（3）、 办公设备的使用和保养。

①、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查。

②、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范，正确使用，注重平时保养。

③、行政财务部对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。

（4）、 办公设备维修管理

①、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报行政财务部处理；行政财务部无法处理的，由行政财务部联系供应商统一报修。

②、在保修期内的设备，行政财务部应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的“维修记录”。

（5）、 建立维修档案

①、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由行政财务部统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。

②、行政财务部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。

（6）、 办公设备使用监督

①、行政财务部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。

②、行政财务部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。

（7）、 办公设备的盘点及赔偿

①、行政财务部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。

②、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。

（8）、 办公设备的报废处理

①、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经行政财务部、总经理签字后方可作报废处理。

②、对决定报废的办公设备，行政财务部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。

③、报废品由行政财务部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。

3. 第三章 办公设备分类管理

（1）、 电脑的使用管理

①专人收管

a.每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。 b.电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。

②电脑的操作规定

a.严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。 b.不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。

c.严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。 ③病毒防护

a.对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。

b.对于计算机软件的安装（限制安装软件除外）由使用部门自主决定。 c.任何微机不得安装游戏软件。 d.软件使用前要确保无病毒。 ④硬件保护

a.未经行政财务部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。 b.拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。 c.硬件维护后，必须将所有设备复原。

d.各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。

e.各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。

f.对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。 ⑤电脑的保养

a.保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。

b.定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。

（2）、 电话的使用管理

①、电话由行政财务部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。 ②、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。 ③、禁止拨打私人电话。

④、电话出现故障的可报电话服务商进行维修。

（3）、 打印机、复印机的管理

①、为了推行低碳环保，避免纸张浪费，减少碳粉消耗，延长机器寿命

所有文档在打印前一定要预览。确认需打印的文档在正常页面且没有任何错误后，才开始打印。

②、打印文档时一定要正确选择打印机。较急的文档要选择空闲状态的

打印机，黑白文档不要选择彩色打印机，绝不能一个文档同时在多台打印机上打印或重复打印。

③、可以直接在电脑上阅读和处理又不需要纸质存档的文档一律不打印。

可据需要作电子文件备份。工程资料图纸因需发放到各相关部门，必须纸质存档及电子存档。

④、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。

⑤、所有作废的单面文档，尽量利用其反面回收做打印、复印或平时的

草稿、笔记用纸。

⑥、利用废纸打（复）印时，必须确定打印机的工作状态。只有打印机

在空闲状态时，才能放入废纸打（复）印。不要影响他人文档的正常打印。

⑦、属内部阅读和处理的非公文文档尽量用废纸打印。

⑧、在晒鼓可正常使用的情况下，当打印机无碳粉时，必须先申请加粉，

不能没有碳粉就换晒鼓。

⑨、打印完毕后需将个人作废的文档纸张带走，能够回收利用的请放入

打印机旁指定的纸张二次利用存放箱，不能够利用的请销毁处理。

⑩、禁止打印或复印私人资料。

（4）、 传真机使用管理

①、传真机放置于行政财务部办公室，其他部门若需使用时至此处使用。 ②、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。 ③、每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。

（5）、 投影仪使用管理

①、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向行政财务部负责人申请。 ②、投影仪用于公司、部门会议以及培训。

（6）、 笔记本电脑

①、已配备笔记本电脑的公司领导和员工，要爱惜和保管好。 ②、笔记本电脑用于公司软件开发和正常业务往来。

③、因工作需要，以个人名义借用笔记本电脑的需到行政财务部填写《笔记本电脑借用单》。

（7）、 服务器使用管理

①、服务器主要用于公司源代码的存放。

②、未经相关领导允许，严禁私自登录并修改和拷贝数据资料。 ③、服务器由研发和项目组专用，不得借给无关人员或单位使用。

（8）、 安全规定：

①. 公司或个人应高度重视公司的技术秘密和商业秘密的保护。 ②. 严格遵守密制度，工作人员不得将保密文件资料上网共享。 ③. 重要的公司或个人文档必要时需加密；对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动，或者告之公司之外的人员。

（9）、 其他办公设备的使用管理

①、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。

②、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。

③、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。

（10）、

处罚办法:

①. 违反规定者视情节轻重给予口头警告、书面警告直至记过处分。 ②. 违反规定者视情节轻重给予书面警告甚至记过处分并处以10-100

元的罚款。

③. 违反规定者视情节轻重给予严重警告、罚款或者开除处分。

附件1 办公设备需求单

部门 设备名称 单位 单价 合计 申请人 数量 金额 申请日期 备注 部门主管 人行部负责人 总经理

附件2 维修登记表 设备名称 设备使故障现象 用人 故障原因 维修内容 维修维修单维修日费用 位 期

附件3 报废物品清单 物品 编号 物品 名称 数量 单价 购买时使用 间 时间 报废原因 以上物品本部门 申请报废处理意 见 部门主管： 行政财务部意见 □ 同意报废处理 □不同意报废处理 行政财务经理： 总经理意见 □ 同意报废处理 □不同意报废处理 总经理：

附件4 办公设备盘点情况统计

日期：20＿年＿月＿日 部门

附件5 笔记本电脑借用单 部门 用途 部门领导 申请人 申请日期 使用人 原始设备名称及数量 现有设备及数量 人行部领导 总经理