费用报销管理制度

费用报销管理制度

（2019年3月）

第一章 总则

第一条：目的

为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条：费用的范围

本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为日常办公费用、项目相关费用支出、招待费用、差旅费等。

第三条：适用范围

本制度适用公司各部门。

第二章 费用报销制度及流程

第四条：报销凭证有效性的规定

1、报销人应取得真实合法的原始凭证

2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和注册的名称一致，建议到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。

3、报销人因个人原因无法提供真实、合理的发票的或发票遗失的，财务部不予以报销；某些业务的特殊性无法取得发票的，需经办人提供书面说明并由部门负责人及董事长、总经理签字确认后可用等额的其他发票或收据代替；对于既没发票、收据，也没有情况说明的，一律不予报销。

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第五条：费用报销操作流程

1、费用报销流程：费用报销人报销申请（填制费用报销单） 报销人部门负责人或上级主管确认签字（报销内容的真实性、合理性负全责） 财务主管审核（单据、数据等方面要求） 公司董事长或总经理审批（侧重真实、合理性等方面） 出纳复核并履行付款（确认所有审批签字是否齐全）。上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款；报销人部门负责人或上级主管对报销人提交的报销申请单承担审核其真实性、合理性、合法性等义务，如因报销人部门负责人或上级主管未认真审核而造成的损失，由该部门负责人或上级主管与该报销人共同承担赔偿责任。

2、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字，否则应承担由此造成的损失。

3、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。对于单据分辨不清晰、粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，拒不改正的有权予以拒绝受理。

4、预借款的操作要求：公司员工因工作需要需要事前预借款的，必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、董事长或总经理及财务主管签字后出纳人员才能放款。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。

5、报销申请单或单据传递时效性要求：财务人员根据财务作账的及时性、配比性要求掌握好各项报销的时间，各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月报销，超过2个月的报销需提

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供情况说明，超过6个月的报销申请视情况扣除部分费用作为处罚，超过1年的报销申请不予受理。

6、部分办事处或项目不在本地的报销事项，报销人可选择线上申请办理审批流程，写明报销事由、所属项目、具体金额等信息，并将相关发票或其他原始单据拍照上传。审批流程结束后，需要将该事项的发票按要求粘贴好后邮寄至公司财务部费用会计处。

7、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由部门负责人、董事长或总经理和财务主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。

8、公司各层级人员，在上述规范中操作失当，给公司带来损失风险的，根据情节大小由总经理办公室负责责任追究，讨论决定。

第六条：差旅费报销

1、公司业务人员出差根据具体情况度选择相应的交通工具，交通工具主要为自驾、大巴、高铁、轮船等，特殊情况下需乘坐飞机的需要提请部门负责人及董事长或总经理审批同意。

2、业务人员住宿标准为经济型酒店、快捷酒店（费用额度为 元/间），特殊情况下需要提升住宿标准的需要提请部门负责人及董事长或总经理审批同意。

3、业务人员出差补贴标准为一线城市，如北京、上海、广州、深圳为95.00元/天，一线城市以为的城市地区为75.00元/天。出差补贴的计算时间为出差当日12：00前出发的，计一天的出差补贴；回程时间为13：30之后的，计一天的出差补贴，以上时间均以车票、机票或其他行程单上的时间为准。

4、公司业务人员因公外出所发生的行车费、差旅费、住宿费等以出差人按规定标准在限额内实报实销，未经批准超出标准部分自行承担。

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5、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。

6、出差期间招待客户需要事先提请经部门负责人、董事长或总经理审批同意后方可进行招待。

7、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 8、对于预支差旅费的，需在出差回来7天内申请报销，多退少补；在前次预支费用未结清前，不允许再次预支。

9、财务部收到报销单，经审核无误后安排付款。

第七条：业务招待费管理

1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。单次额度为（ ）元。

2、各部门因公招待必须事先线上申请部门负责人批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（董事长或总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。

3、招待费报销单必须清楚说明招待事由，详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息以及相关负责人的签字确认并附上菜单明细。

4、其它非公招待客人一律个人承担，公司不给予报销。

第三章 费用审批管理

第八条：费用审批管理

1、公司所有货币资金收付审批权限属公司董事长或总经理。

2、公司所有资金收付审批均在线上完成，经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付。

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3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。

4、报销人员在填制报销单据时应注明费用名称，费用发生的日期，金额及合计金额，报销人姓名。

5、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者由公司高层开会研究后做进一步处理。

6、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

7、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经董事长或总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

8、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

第四章 附则

第九条：本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属公司财务部。 第十条：各部门可根据自身实际情况在公司制度的框架内，制定本部门费用报

销制度，但需报送董事长或总经理审批备案后方能生效。

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