实现档案的电子化管理

工商行政管理工作的基础保障和迫切需要

张家口市桥东区工商局办公室赵欣

随着计算机技术的迅猛发展，建立高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。工商行政管理部门负责企业注册登记及市场监管工作，保存着积累多年、数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案资料及行政处罚案卷，同时，综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。在日常的企业注册登记、企业监督管理、违章违法案件查处等工作中，经常需要查阅企业的原始档案资料。同时，公检法机关、律师事务所等单位以及社会各界也经常到工商部门查阅企业档案的原始资料。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案电子化管理。

一、档案资料电子化管理的概念及意义。

档案电子化管理就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图

像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。

传统的档案管理模式存在以下几方面的问题：

1、一份文书档案、企业档案、案件档案的查询，首先档案管理人员要查阅纸制目录，不断翻看确定档案所在的卷柜，而后调出，接着又要经过查询人员的反复翻看，对于不断增加的企业档案和每天大量的查询人数来说，人工管理档案是一种浪费人力和不安全的解决方法。

2、工商管理部门面对的来自公安、检查院、法院等单位的查询用户，档案检索调档，手续烦琐且费时费力。对于工商局来说，它所面对的查询用户主要是来自公安、检查、法院的办公人员以及律师，常此以来的查询方法不仅手续烦琐，而且费时费力，这些都是查询人员所深深感受到的。在解决了档案数字化以后，可将处理过的信息档案挂接到网上，通过授权用户权限的方式，将信息共享，这样会使双方的烦琐都大大的减少。

3、档案的原件经常被查询人员反复的查询、翻看和复印，

面对每天的大量的查询人数，难以永久完整的保存原件。

工商企业档案电子化系统的建立，具有以下几方面意义 1、实行文书档案、业务档案、会计档案、基建档案多门类、多载体的集中统一管理。

2、应用于工商行政管理的各项业务中，能够快速查阅到各种档案资料，大大提高了工作效率。

3、完全保留档案的原貌，提高档案查阅的准确性和可信度。 4、大大减轻档案工作人员的工作量，提高档案的日常管理效率。

5、查阅档案时不使用原件，加强了对档案的日常管理。 6、通过网络实现档案的异地查询，消除了因地域而带来的通信障碍。

7、对社会的有偿服务也取得了良好的经济效益，几年内即可收回投资。

二、实现档案资料电子化管理的软、硬件的配备。 1、实现档案资料的电子化管理必须夯实基础设施建设。建

立起综合档案室库房、阅览室，设立专业的管理人员，并协调各业务部门的归档、使用。

2、购买密集架，配置专用于档案管理和数据存储的电脑。以及复印机、扫描仪、触摸屏等现代化办公设备。并配备空调、去湿机、温湿度自动记录仪、灭火器材等必要设施。

3、开发适合本单位实际的文书档案管理软件。 4、购买工商业务档案电子化系统。 三、实行档案集中管理的意义。

目前在工作中，各部门分别管理档案，遇到了很多问题。经常发生因管理条件受限、管理不善、无专业管理人员而导致档案丢失、装订不规范屡次大规模重新整理等诸多事件。将文书档案、企业档案、案件业务档案、会计档案、基建档案集中统一管理。由各部门移交至局档案室进行统一存放，分类使用，既解决了方便快捷查询问题，减轻人员负担的问题；又实现了所有档案的统一归档、安全存放和专业规范管理。

四、档案电子化管理需要注意的问题。

（一）注重资料的平时收集。

资料的平时收集管理是档案齐全性、准确性、原始性的根本保证。

1、明确综合档案室、业务科室和工商分局相关人员的工作职责。建立文书、资料的归档制度，档案管理人员的归档职责，使平时的收集工作落实到人，多渠道地把应该归档的档案全部收集起来，调整、补充现有档案信息。

2、是各部门在规定时间进行整理、立卷，并定期向综合档案室移交，保证各类档案信息能及时更新，充分反映其现实情况。

3、明确归档的质量要求。归档要求是保证归档质量的重要措施和关键。收集文书档案、业务档案归档案卷的质量要求是：归档的文件应齐全完整；遵循材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系，以及平常注重归档资料的行文规范，保证入室档案的质量。

4、及时对采集的数据、收集的文件采用自动化的电子扫描等方法，进行输入、校对、管理。对能形成档案的资料进行严格

梳理，层层检查，保证原始材料的完整性、准确性和权威性。

（二）多级权限划分。

要对每一档案都设定权限。从对档案的操作角度设定无权限、查看权、修改权，从浏览权限按原件内容的不同，设定查询人员是否可以查看、打印某些原件。系统要有高度严格的安全性及保密性。并要满足工商企业管理部门对外查询服务需要，提供通过局域网、广域网对工商档案条目信息的查询，甚至包括对原件的查阅，同时，针对查询的具体要求，还要限制档案页仅被查看，而不能打印或存盘。

（三）明确综合档案室与业务科室和工商分局相关人员的业务流程。

制定严格的档案整理标准和移交程序，凡不按标准整理或规定程序进行移交档案的，综合档案室拒绝接受移交，并要求相关业务股室按标准重新整理或规定程序移交档案。

档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。加强档案建设，提升档

案管理水平，实现档案的完整、专业、现代化的管理，可谓功在当代，利在千秋。