浅谈如何做好档案信息的电子化管理

浅谈如何做好档案信息的电子化管理　口王丽莎　【摘要】当前，电子档案的数量呈现逐年递增的现象　加强和做好档案信息电子化管理，就是为了更有效地利用好　档案。本文从档案管理入手，分析了档案信息电子化管理的重要性和必要性，指出了做好档案信息电子化　管理的若干措施。　【关键词】档案信息　自动化　电子化管理　当前，办公自动化、无纸化的出　柜、一架架码放整齐的纸质档案，而　算机操作，仍不能充分发挥作用，也　现，使档案的生成方式发生了很大变　照片、底片、录音、录像、磁盘、光　就谈不上档案信息电子化了。　化，决定了档案的前身必须以机读文　盘等载体的档案却寥寥无几。据了　件为主要形态。这种变化预示着诸多　解，纸质档案与非纸质档案在馆藏中　二、推进档案信息电子化管　信息可能来自不同的机读形式的档案　的数量比是５００：１到１００：１之间，也就　理的益处　　０万卷纸质档案的档　中，所以，信息电子化是档案管理工　是说一个拥有１（一）推进档案信息电子化管　作的必然趋势。　案馆，其馆藏非纸质档案只有２００至　理，可充分利用和发挥现有微机的潜　１　０００个保管单位。　能，提高利用率。目前，大多数基层　（三）当前档案的管理水平不　档案馆对计算机的应用单一，开发功　当前档案管理中存在的　高。由于历史原因，馆藏档案业务基　能简单，有的仅仅用于档案著录或文　主要问题　一、（一）目前馆藏档案普遍存在着　础差，案卷质量不高，特别是各类档　件打字贮存，利用的低效率造成人　文书档案所占比重过大的现象。档案　案的著录细则相容性不强，系统软　力、物力、财力和时间的极大浪费，　是“国家机构，社会组织以及个人从　件移植性差。档案自动化工作尚无　使现代化设备不能尽其用。　事政治、军事、经济、科学、技术、　统一标准，仅着眼于某一个馆或某　（二）推进档案信息电子化管　文化、宗教等活动直接形成的”历史　个专业系统，无法全面实施、推广　理，可以缩短二次文献信息的加工时　记录。从这个概念理解，档案除党政　统一标准，这也制约了档案信息的　间，提高档案信息的时效性。手工信　息加工工作模式是：选题一选材一编　档案，即文书档案外，还应包括反映　有效利用　（四）档案信息管理人员的素质　辑一出版，即从文件资料形成到开发　各机构、各部门主要业务职能活动的　科技档案和专门档案。而现在多数档　有待提高。从目前看，许多档案部门　“二次文献信息”时间长，造成信息　案馆现有馆藏文书档案占总数的６５％　缺乏现代高技术人才，其中档案、信　失效，严重影响了档案信息的应用价　以上。所以，所反映的历史面貌仍带　息处理复合型人才就更奇缺，大部分　值。档案信息电子化，编者可直接利　档案人员现代技术水平偏低，甚至有　用机读形式的档案，利用电脑的功能　有片面性　（二）纸质档案在馆藏档案比　现代文盲现象。尽管引进了现代化设　完成信息加工工作程序，快捷地出版　例中过高　现在档案馆库房中有一柜　备，管理人员仅仅能够保证一般的计　二次文献。　５６　－２０１３年第２期　（三）推进档案信息电子化管　要求，档案信息自动化建设的着眼　统一管理不力和使用不方便的问题，　理，可一次投入，多次产出，改变信　点应是整个系统，组成系统的纵向　主要方面是集中统一管理不力，这　息加工工作受经费限制的局面。手工　和横向的各个节点都应达到一定水　同我国档案工作是在各专业基础上　编研信息成果出版需要较多的经费，　平，并通过网络加以联通，这样才　发展起来的和系统建设从“微机起　但目前乃至今后一个相当长的时期　能发挥整体优势，提高系统的综合　步”有关。应下决心解决分散现　内，希望国家给档案部门拨较多经　能力。部分节点甚至一个重要节点　象，从管理制度上保证业务技术规　费进行信息编辑是不现实的，依靠　自身解决也不是件容易的事，解决　不好，档案工作者的辛勤劳动成果　只能被埋没。　（四）推进档案信息电子化管　理，可使档案信息ＪＩｂ￣，Ｊ地与最新技术　接轨。虽然“信息高速公路”在我国　尚在起步阶段，但档案事业要注意这　方面发展动向，超前拿出对策，使档　案工作适应这一客观形势的变化和要　求，使现在的劳动电子化，为将来　“信息高速公路”中有一“束”档案　信息打下基础。　三、如何推进档案信息的电　子化管理　（一）必须提高档案标准化、　规范化水平。目前系统的主要矛盾不　是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能　并没有充分发挥。所以，对这一问题　取得共识是系统建设思想上的一次飞　跃，它使我们的观察视野从计算机系　统扩大到整个档案信息管理。这一认　识上的转变给我们的启示是：档案信　息自动化的内涵包括档案工作的各个　方面和各个环节，其中首要的是档案　业务要规范，档案标准要建立健全和　真正实施。档案标准和规范本身也是　一个系统工程，要推进档案自动化建　设，必须抓好档案标准化、规范化，　掌握好两者相辅相成、互相促进的辩　证关系。　（二）要着眼于提高系统的　整体水平。据系统论思想和集成化　的障碍，都可能造成系统的梗阻。　当然，要求每个节点的装备水平和　应用能力齐头并进是不现实的。所　以，鼓励和支持先进单位提高水　平，在一些单位进行较高水平的试　点，以取得值得推广的经验，对整个　系统是有利的，只有少数先进节点不　可能组成先进的系统。　（三）有重点地抓好数据库建　设。目前档案信息自动化系统从总体　上看，仍处于由文件处理向信息管理　系统的过渡阶段，完成这一步的关键　在于数据库建设。开发和建设数据库　系统是国家档案信息工程的核心和基　础，是工程的主体。数据库的含义是　依托先进的信息技术对资料进行科学　的管理和方便的使用。建立数据库系　统是一项长期的任务，要经过由低到　高的循序渐进过程。所以，把综合数　据库的完善提高和各单位档案目录库　建立起来，通过网络联接形成开放的　分步式数据库群，将使自动化系统效　率大大提高。　（四）要加强档案的集中统一管　理。集中统一是管理任何社会化大生　产所必需的方式，信息自动化这一高　新技术系统也不例外。人机结合是自　动化系统的建设方针，其含义为档案　业务人员直接使用微机开展工作，这　亦是研究自动化系统管理时必须考虑　的原则之一。档案信息自动化系统的　管理体制，要能使高度集中管理和方　便使用相结合。目前我国档案信息自　动化系统的管理体制，同时存在集中　范、标准，硬软件的选用，上下各　个层次和各专业办公自动化等都应　纳入统一的档案信息自动化系统管　理之中，实行集中统一管理，不能　各行其是白建系统，造成信息分割　和资源浪费。建立集中统一管理下　的分散式系统，是较理想的模式，　但这种高技术结构，必须有较强的　管理能力和技术能力，不具备这些　条件，从集中向分散过渡，反倒有　可能退回到分散式。　（五）要全面提高档案管理人　员素质。推进档案信息自动化的关键　是人才。加强培养教育，造就一大批　复合型人才的重要性，已被广泛关　注。档案信息自动化系统的骨干力量　是计算机技术队伍，其素质水平直接　影响自动化水平的提高。当前有些单　位的队伍不稳，有人才流失现象。计　算机技术人员的培养教育和管理是一　个重要课题，要有针对性地对其进行　政治思想教育，培育事业心和奉献精　神；有计划组织进修，掌握信息技术　的新知识；在工作条件和生活待遇上　给予关心和照顾，解除其后顾之忧；　研究专门人才成长和流动的规律，以　形成最佳人才结构等方面都需要给予　重视。在管理上，还需要研究如何增　强计算机机构和人员的活力，例如引　入竞争机制，对某些项目实行项目管　理，在保证完成档案建设的前提下，　开展对社会有偿服务等。　作者单位：ＩＩＩ东省龙ｕ市同林管理处　２０１３年第２期・　蠹５７