信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理改革与创新

文史博览（理论）　２０１０年３月　Ｃｕｌｔｕｒｅ　Ａｎｄ　Ｈｉｓｔｏｒｙ　Ｖｉｓｉｏｎ（Ｔｈｅｏｒｙ）　Ｍａｒ．２０１０　信息化时代基于多媒体技术的　高校档案管理改革与创新　吕　杏　［摘要］多媒体技术作为一种先进的信息技术，已经越来越多地渗透到档案管理这一领域中。从拓展高校档案工作服务功能　的角度，讨论多媒体技术在高校档案管理的部门立卷、实物展示、编研写作、档案宣传、开放利用等方面的应用，对高校档案管理领　域提高多媒体技术应用水平具有一定的实践指导意义。　［关键词］多媒体技术；高校档案管理；实物档案　中图分类号：Ｇ４７２．４　文献标识码：Ａ　文章编号：１　６７２—８６５３（２０１　０）０３—００５５—０２　随着信息化技术的飞速发展，档案信息除了单纯的文字信息　序、装订标准、著录注意事项等进行正面示范，然后再对一些不符　外，越来越多地涵盖了由文字、图像和声音等多媒体组成的综合信　合立卷要求的操作反面示范，以让大家引以为戒，这样形象而不枯　息。多媒体技术在档案工作中的应用，使得档案信息资源的开发利　燥，可以大大提高归档的质量。（２）使用：现阶段，各个高校都有校　用进入到更高层次的发展阶段。然而，纵观各大高校档案馆或档案　园网，立卷工作指导用的多媒体视频制作完成以后，只需要上传到　室，对多媒体技术的应用仍然主要停留在对多媒体档案的初步采　校园网的多媒体视频演播系统上，校内各部门就可以直接点击进　集上，尚缺乏更深层次的应用。针对这一现状，本文认为，应在高校　入观看就可以了，无需再安装视频播放的软件，这样使用起来十分　档案管理中大力运用多媒体技术，改善档案工作管理手段和信息　的简单方便。（３）点播：由于ＶＯＤ系统是一种按用户需要点播节目　环境，拓宽高校档案管理服务功能。　的交互式视频系统，各个部门的兼职档案员只需要在线点击观看　与自身相关的立卷说明视频，这样不仅节省了兼职档案员的时间，　一、直观简易地开展兼职档案员培训和交流。提高工作效率　同时也提高了档案员培训的效率。　（二）制作ＤＶ视频，指导档案目录录入　（一）利用ＶＯＤ技术，指导部门立卷　目前很多高校都要求兼职档案员使用网络版的档案管理系统　在当前的部门立卷培训工作中，各大高校普遍使用传统的举　进行档案目录的录人，具体的录入操作也可以用多媒体视频来进　办立卷培训班或者印发立卷说明书的方式。无论采用哪一种培训　行规范说明。档案员用ＤＶ拍下操作的全过程，然后利用多媒体视　方式，培训结果都不尽人意：（１）举办培训班，培训时往往有一些兼　频编缉软件进行文字和声音的编辑，制作成ＤＶ视频后，上传到校　职档案员因种种原因无法到场，难以达到培训所有兼职档案员的　园网供兼职档案员学习观看即可。通过这种手把手的示范操作，提　目的。同时，兼职档案员来自各个部门，身兼多职，岗位变动频繁，　高录入工作的质量。　培训结束后遗忘率高，一次培训难以使兼职档案员真正了解档案　（三）利用多媒体ＱＱ群，在线交流疑难问题　立卷的要求。（２）制作纸质的立卷说明书，不仅阅读起来费时，而且　对于兼职档案员在立卷归档过程中所遇到的问题，可以通过　不够形象直观，难以取得较好的培训效果。应用ＶＯＤ技术开展培　全校的档案工作人员的多媒体ＱＱ群交流平台，把档案立卷工作中　训，不但可以很好地解决以上问题，而且能大大减少培训工作量，　所遇到问题交流解决，提高归档的效率和质量。　提高工作效率。　ＶＯＤ是Ｖｉｄｅｏ　Ｏｎ　Ｄｅｍａｎｄ的缩写，即视频点播的意思。顾名思　二、形象趣味地进行档案宣传。增强学生档案意识　义，它是一种可以按用户需要点播节目的交互式视频系统，或者更　广义一点讲，它可以为用户提供各种交互式信息服务。应用ＶＯＤ　高校档案是学校管理和教学的历史记录，是学校历史发展的　视频点播系统，能手把手地指导兼职档案员进行文件的立卷，达到　见证，是建设学校、培养优良师资，培养优秀学生的一个信息资源　较好的效果。具体过程如下：（１）制作：按照高校档案实体分类的方　库。档案管理系统网络版的使用，使不少的用户可以通过网络查询　法，针对行政、党群、教学、设备、基建等类别的立卷过程分别拍成　档案的目录信息，但是，这些信息单一、杂乱，利用者不能系统地了　一段段多媒体视频。另外还有一些常见的专题档案，如教学评估、　解整个档案馆（室）的馆藏内容和作用。对此，可以利用多媒体技　校庆等，同样可以将立卷过程拍成视频进行示范。同时，在制作视　术，把馆藏结构、馆藏的分类、专题及利用档案取得显著经济效益　频时，可以先对文件整理过程中基本的要求，如文件内容的摆放顺　和社会效益的典型事例进行多媒体视频的讲解。用通俗易懂的语　［作者简介］吕杏，广东商学院经济师，研究方向为项目管理（广东广州，５１０３２０）。　［基金项目］本文系广东省自然科学基金项目（项目编号：８ｌ５ｌ０３２０Ｏ１ｏ００００６）阶段性成果。　信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理改革与创新　言对各个内容作简要的介绍，这样对人的感官形成冲击力，形成更　好的视觉和情感效果，便于利用者了解和认识档案信息，同时也可　以促进档案馆征集工作的开展；　另外，多媒体的网上展厅，能把校史、各类大型的学校活动所　留下来的历史印记按不同的展览主题，用虚拟的参观功能，使参观　者能在轻松愉快的轻音乐、得体凝练的介绍中，领略到学校的校园　变迁、办学传统和校园文化，扩大了档案宣传的地域和空间，增强　了学生爱国爱校热情。　三、形式多样地开展档案编研。丰富编研成果　现阶段，信息化技术的不断推广，越来越多的档案材料从原来　的单一的纸质文件向多元化载体发展，录像、视频等电子数字化档　案越来越多，这就为多媒体档案的编研成果提供了很好的材料来　源。集文字、图片、音频、视频一体的多媒体技术，有更加丰富的表　现力，能更加生动形象地体现档案的历史记忆等，高等学校可以编　研一些如高校周年的记忆等多媒体演示系统，使编研的成果向摆　脱单一枯燥，更直观生动。如上海档案馆就编纂了《城市的记忆》这　个多媒体演示系统，影片一样地反应了解放前后上海社会、经济的　变化，这些档案影片的制作，使馆藏档案利用得有声有色，在更高　的层次上与更广的范围内发挥出了档案证史、育人的作用，给人留　下十分深刻的印象。　四、制作视频展示实物档案，提高实物档案利用率　多年来，由于实物档案的载体各有不同，形状不一，很多档案　馆（室）都没有充裕的空间和足够的装具来陈列，不得不将实物档　案放之高阁，或锁在偏僻之处，导致实物档案的利用率不高。　针对这种情况，可以利用高校实物档案的资源，根据不同的载　体进行分类，用音频、视频等多媒体的表现形式，展示各种实物档　案及其背景信息，再现不复存在的场景和人物，为利用者讲述历　史，传递知识，让人如临其境、如闻其声，开阔利用者的视野。同时，　通过网络，利用者还可以不受时间、空间、场地、人员等因素的制　约，简易地了解到整个实物档案库存的信息，为利用者提供便利。　此外，由于高校有关部门所获得的奖杯、奖状等实物成果应收　藏在档案室中，但在各类教学科研评估中不方便借给原部门摆放　供专家评委们观赏。此时，可以把这些实物档案拍摄成多媒体档案　在该部门展播，具有类似效果，充分提升了档案室的文化功能。　五、突破档案利用的时空限制，提高档案信息输出力　多媒体强大的网络交互功能，拓宽了档案资源利用的地域和　人员，提高了馆藏信息的输出力，为规范的档案信息服务体系的建　立创造了条件。　（一）多媒体信息检索技术能提供简捷、个性化的网络检索服务　档案网站就是要提供档案信息的多媒体检索服务，网站上采　用多媒体技术可以更加鲜明地作出不同类目的标识和索引，同时，　配备语音介绍，使查阅者更加容易找到自己所要的信息。　一般的网络检索只能检索到一些目录或文本，而多媒体技术　可以为利用者提供图像或多媒体类型的档案信息，根据需要检索　的图像的颜色、纹理、形状、位置、运动、大小等，从档案图像库中检　索出与查询描述图像内容相似的图像，利用图像的可视特征索引，　５６　提高图像系统的检索能力，为远程档案利用者提供方便。　（二）多媒体可实现实时面对面的交流查档，更具人ｌＩ生化　高校档案室还可运用远程ＱＱ多媒体视频聊天查档，从而实现　实时的多媒体网络查档交流；查档人员可以通过语音或视频，咨询　档案信息，要求查档或者直接委托查档，解决了文字表达查档要求　的含糊和不确定性。档案员可以通过摄像头审查利用者的有效证　件后，把相应的证件材料拍照存档后，在网上直接提供电子档案给　利用者阅读，或者通过摄像头拍摄阅读，这样能大大地方便了档案　的利用者，如果提供的材料不合适，可以语音对话，面对面地交流，　使查档服务不受时间和空间的限制。　另外，档案的利用者还可以根据自身利用的要求，提出查阅档　案的相关主题，请档案人员先收集齐全，待收集完成后通过网络回　复，这样人性化的服务会使大众更加愿意利用网络来进行查阅。　六、编撰多媒体名人档案和学术档案。营造积极向上的校园文化　沉淀历史、展示现代是高校档案工作永恒的主题。高校拥有大　批国内外著名的专家学者和知名人士，高校也因培育了诸多历史　名人而增光添彩。用多媒体视频把名人肖像、简介、各类型信息以　及成长历程、生活环境和对学校教学科研所做出的贡献等信息展　现出来，就形成了多媒体名人档案。这类档案形象直观，不仅大大　拓宽了档案馆（室）的馆藏，而且能够有效地将名人创造和积累的　精神财富发扬光大。例如，南京大学就创立了“南大人”这样一个多　媒体网站，把曾在南京大学任教或读书的科学家和人文名家、在校　学生等名人的多媒体数据库展示给大家，达到了较好的效果。　如今，高校科研和社会服务都有了突破和飞跃，因此应编撰和　积累学术档案，以了展示高校丰硕的科技成果。这些学术档案蕴含　着极其丰富的科技教育资源，其内容大体有：论著、论文及科研准　备、研究试验、总结鉴定、推广应用等各个阶段中大量的第一手资　料，如手稿、原始数据以及专家学者及科研人员在科学研究活动中　形成的具有影响的新产品、样本等。这样，在网上就可以查阅著名　学者的成果、收看著名学者讲座，了解著名学者事迹材料等信息。　总而言之，信息化时代，随着档案信息化技术的飞速发展，高　校档案管理必须加快改革与创新，将多媒体技术更大范围和更高　程度应用于其中。同时，我们应认真审视多媒体技术给高校档案管　理工作带来的冲击，及时更新观念，大力推进多媒体技术的高效应　用。只有这样，我们才能做好新时期的高校档案管理工作，推动高　校档案事业又快又好地发展。　［参考文献］　［１】陈刚．《集中分层聚类——以人物信息为实例的高校档案馆网　站信息资源优化》，学校档案，２００９（３）．　【２】刘宇韬．《广东开展视频采集工作，着力服务国家级战略》．广东　档案，２００９（５）．　【３】何敏《论档案信息资源开发的多元化发展思路》．广东档　案，２００９（５）．　【４】张家英．《高校实物档案管理探讨》，学校档案，２００７（４）．　【５】叶政．《对高校档案加强公共服务功能的几点思考》．学校档案，　２００９（１）．　［６】李晓杰，胡书海．《即时视频与多媒体技术的应用研究》．中国高　等医学教育，２００７（１１）．　（责任编辑：潇红）