文件与档案管理制度
XFRQ-007-3 第一章 总 则
第一条为统一、规范文件与档案的管理，保证公司各项工作顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于茌平信发燃气有限公司的档案管理。
第二章 发文编号及公文格式
第三条文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全；公司行文要克服官僚主义和文牍主义。
第四条本制度所称文件是指公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事、业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。
第五条公司的文件管理部门为公司综合管理部，凡涉及公司的文件均需由公司项目经理部统一安排处理。
第六条公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文。 第七条文号管理：各部门发文将公文草样上报项目经理部，由综合管理部登记公文编号并进行规范核定，发文文号规范如下：
1、以公司名义发文：茌信燃字[****]**号（如“茌信燃字[2017]1
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号”），此文号用于公布公司的重大事项及向总公司、政府机构、相关企事业单位发文；
2、以财务部名义发文：茌信燃财字[****]**号（如“茌信燃财字[2017]1号”），此文号用于涉及财务部业务的发文；
3、以综合管理部名义发文：茌信燃综字[****]**号（如“茌信燃综字[2017]1号”），此文号用于涉及综合管理部业务的发文；
4、以安全与运营部名义发文：茌信燃安字[****]**号（如“茌信燃安字[2017]1号”），此文号用于涉及安全与运营部业务的发文；
5、以工程技术部名义发文：茌信燃工字[****]**号（如“茌信燃工字[2017]1号”），此文号用于涉及工程技术部业务的发文；
6、以市场与客服部名义发文：茌信燃市字[****]**号（如“茌信燃市字[2017]1号”），此文号用于涉及市场与客服部业务的发文；
7、以非管道事业部名义发文：茌信燃非字[****]**号（如“茌信燃非字[2017]1号”），此文号用于涉及非管道事业部业务的发文；
8、公司文号顺序以年为单位从001号开始； 9、各部门无须加盖公司章的发文，无须编排文号。 第八条发文种类：
1、请示：请上级指示和批准；
2、报告：向上级领导汇报工作，反映情况；
3、指示：对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则； 4、批复：答复请示事项；
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5、通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项；
6、决定：对某些问题或者重大行动作出安排；
7、函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项； 8、会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行。
第九条发文格式： 1、采用A4纸张，竖排；
2、文件抬头：茌平信发燃气有限公司，红字； 3、文号：加黑、宋体、小四号字； 4、主送单位及标题：加黑宋体四号字； 5、正文：宋小四号字，1倍半行距； 6、单位印章：红色公司章；
7、日期：加黑、宋体、四号字，用大写； 8、抄报、抄送、存档：宋体四号字。
第三章 公文的拟定及收、发文
第十条草拟公文应注意以下事项：
1、内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及地方性行政规章；
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2、反映情况要客观，实事求是；
3、文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范、严密；
4、人、地、物名、引文及时间要具体、准确； （五）文件必须使用钢笔起草，不得使用圆珠笔。
第十条发文管理程序：
1、发文部门相关人员起草公文；
2、发文部门负责人审阅公文草样在内容上有无偏差，若不通过则返回相关人员修改公文；若通过则上报综合管理部；
3、综合管理部对上报文稿格式、文体、措词进行规范调整、补充修改后，登记公文编号并进行规范核定；
4、综合管理部审阅公文草样，对公文涉及的政策法规内容进行把关。若不通过，返还发文部门修改公文；若通过则上报主管副总审批；
5、主管副总审核公文草样，对相关政策法规内容进行审核，不通过则返还发文部门修改公文；审核通过则签署意见，交总经理审批；
6、总经理审阅公文草样，对相关政策法规内容进行审核，不通过则返还发文部门修改公文，审核通过后签署意见。
7、综合管理部打印、校对公文样稿，若打印有误，根据校对稿重打公文样稿，若打印无误，根据份数要求印刷公文；
8、综合管理部办理公文盖章工作，进入印章使用管理流程； 9、综合管理部填写发文登记材料，将正式公文下发，回收修改的文
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件和旧文件，与相关部门办理登记、签收手续；
10、综合管理部留存下发公文，立卷归档，相关部门负责人按文件要求组织落实相关工作。
第十一条发文采用书面签收方式，综合管理部直接将文件交到各部门，与相关部门办理登记、签收手续。
第十二条公司收文由综合部负责，由综合部的行政专员进行签收、登记：
1、收文处理：
（1）公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文的内容、收到的时间和转移的去向。综合管理部将公文登记后，综合管理部经理审阅，提交总经理审阅、批示，根据总经理的批示进行传阅和下发，传阅人要在公文上签字，外来公文的传阅和下发一律使用复印件，公文原件存档；
（2）信函处理：指名收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予以发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回综合管理部依公文处理；
（3）指名部门负责人以上人员的信函，应送其本人，如系公务文书，再交回综合管理部依公文处理；
（4）所有公文、信函和包裹的发放均办理登记、签字手续。 2、收文处理要点：为有利文书处理并达到分层负责目的，经办人应
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就内容要点签拟办意见，各主管人员应对文案注明意见，禁止只签名而无意见；
3、文件处理期限：
（1）综合管理部收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员；
经办人员的处理期限：
①急件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则；
②一般文件由部门负责人指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则；
③来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕；计划、研究、开发、规章制度修订、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限。
④文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日；
⑤签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。
第十三条收文管理程序：
1、综合管理部签收上级部门、有关部门来文，登记收文登记表和阅文单；
2、综合管理部经理审阅外来公文，提出处理建议，提交总经理批阅； 3、总经理批阅相关文件，提出处理意见或措施；
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4、综合管理部根据阅文单批示，确定是否需要下发办理，不需下发则将文件立卷归档，需要下发则确定是否转发。若需要转发办理，则根据批示起草公司转发公文，进入发文流程；若不需要转发，则复印外来公文，通知相关部门签收文件；
5、相关部门负责人签收公文，并阅读、处理外来公文和公司公文，负责办理或组织学习；
6、公文下发后，综合管理部确定相关部门的办理时间是否临近或已经超过规定时限，在临近时限时催办文件。对超过规定时限的，要登记核准超限的时间；
7、行政专员将公文立卷归档。
第四章 档案管理
第十四条档案管理：综合管理部负责管理公司的档案。各部门可设兼职档案员，负责管理各部门的档案。各部门须对档案进行分类、编号、立卷，确定保管期限和密级，编写档案目录。
第十五条归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1、永久保存： （1）公司章程；
（2）规章制度及公司条例； （3）政府机关核准文件；
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（4）不动产所有权证及其他债权凭证； （5）工程设计图、竣工图；
（6）工程施工、竣工验收等相关施工资料； （7）其他经核定须永久保存的文书； 2、10年保存： （1）事业计划资料； （2）用户档案；
（3）各场站运行相关记录。
（4）其他经核定须保存10年的文书、资料； 3、5年保存：
（1）期满或解除之合同；
（2）其他经核定保存5年的文书、资料； 4、3年保存：
（1）安全生产责任制沟通记录； （2）安全生产责任制考核记录； （3）安全生产责任书。
5、1年保存：无长期保存必要者； 第十六条档案的归档及维护管理程序：
1、各部门兼职档案员收集整理日常档案，包括用户档案、财务档案、市场信息档案、员工档案、各场站运行记录等过程中接收和整理的所有档案资料。并按归档的时间要求将部门的档案资料移交公司综合管理部；
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2、综合管理部检查上交的档案材料是否符合归档要求，若档案材料不符合归档要求，则返还相关部门；若档案材料符合归档要求，与归档部门兼职档案员办理移交手续；
3、综合管理部将档案分类、编号、立卷及确定保管期限和密级，编写档案目录，并将档案入库上架；
4、综合管理部对库存的各类档案资料进行保管维护，按管理规定进行统计、清理、核对，并定期对档案进行鉴定工作；
5、综合管理部按规定组织相关部门对到期档案进行销毁鉴定，并编制档案销毁清单，提交综合管理部经理审核；
6、综合管理部经理审核档案销毁清单，若不通过则返回综合管理部修改，若通过则签字并报请主管副总审批；
7、主管副总审批档案销毁清单，若不通过则返回综合管理部修改，若通过则签字批准，进行档案销毁工作；
8、各部门兼职档案管理员、综合管理部、综合管理部经理共同监督销毁档案并在档案销毁清单上签字。
第十七条档案文件的借阅、查阅：
1、各部门经办人员因业务需要需借阅、查阅档案时填写借阅/查阅申请单，部门负责人审核，若为非密级档案和内部单位借阅、查阅，综合管理部办理借阅、查阅手续，否则，综合管理部经理审核批准、主管副总审核批准后办理借阅、查阅手续；由综合管理部填写借阅登记表，并于借阅登记表上填注借阅的日期、部门、具体文件名称、借阅目的，
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在借阅人员签字后将档案交与调卷人员；
2、秘密级档案资料只有各部门负责人以上管理人员可以申请查阅，机密级档案资料只有副总经理以上管理人员可以申请查阅；
3、档案归还时，经综合管理部核查无误、档案资料完整则办理注销手续，并于档案借阅登记表填注归还日期后，档案即行归入档夹。档案借阅登记表由综合管理部留存备查；如发现档案损坏、遗失等情况，积极追查补救并归档，且须及时向综合管理部经理报告情况，综合管理部经理拟定处理意见报主管副总审批，按主管副总的审批意见进行处理。
4、档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。调卷人员对于所调案卷，不得抽换增损；
5、调卷人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应重新填写借阅/查阅申请单，不得私自授受；
6、查阅档案者必须在公司查阅，不得随意带出公司，不得要求查阅与利用目的、范围无关的档案。
7、主管副总审批档案销毁清单，若不通过则返回综合管理部修改，若通过则签字批准，进行档案销毁工作；
8、各部门兼职档案管理员、综合管理部、综合管理部经理共同监督销毁档案并在档案销毁清单上签字。
第十八条声像档案管理：声像档案资料一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）、包括U盘、硬盘等及文字说明两部分组成，声像档案资料是本公司档案的组成部分，由综合管理部集中
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统一管理，声像档案资料种类包括：
1、反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 2、各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
3、本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。公司检查工作声像资料；
4、涉及本公司权益的声像资料；
5、其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料； 6、其它具有保存价值的声像资料。
第十九条电子文档管理：公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存；各部门兼职档案员负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作；借阅电子文档的程序同借阅档案。
第五章 附 则
第二十条本制度由公司负责解释。 第二十一条本制度自发布之日起开始实施。
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