年会活动方案

　　一、整体情况

　　1、晚会主题：音乐系社团展演暨音韵社成立晚会策划书

　　2、晚会目标：欢迎新同学、融合师生情谊、展示教科系特色、树立教科系品牌、推广教科系理念、扩大教科系影响力。

　　3、时间：20__年_月_日19：00—22：00

　　4、地点：音乐系艺术实践中心

　　5、主办单位：音乐系社团部

　　承办单位：音乐系系团总支、学生会

　　协办单位：大音琴行

　　6、晚会形式：舞蹈、器乐演奏等。

　　7、面向对象：怀化学院全体同学

　　二、工作人员和项目组

　　7、工作人员

　　顾问：

　　总策划：

　　8、项目组：

　　(1)第一项目组：节目组

　　组长：刘x

　　组员：

　　任务：a、完成节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作

　　b、主持人的选择、形象设计及台词审核;

　　社团展演策划书

　　c、负责节目的编排及晚会全流程的衔接

　　d、准备好晚会所需的一切服装道具;

　　e、主持人及演员服装、化妆，部分由赞助商提供。

　　(2)第二项目组：宣传组

　　组长：___、___

　　组员：宣传部、社团部全体成员

　　任务：a、利用海报、横幅、看板、传单等方式开展宣传

　　b、现场摄影及DV摄像

　　c、装饰晚会现场。

　　(3)第三项目组：外联组

　　组长：___、___

　　组员：外联部

　　任务：a、负责联系商家以及完成承诺给予赞助商的服务工作。

　　b、晚会当天接待赞助商。

　　(4)第四项目组：礼仪组

　　组长：___、___

　　组员：系礼仪队

　　任务：a、确定晚会邀请的嘉宾并且及时送出请柬;

　　b、确定礼仪人数;礼仪小姐安排在入口前2名和晚会现场4名，入口4名礼仪小姐负责迎接嘉宾老师，并带领他们入席;现场2名礼仪小姐负责节目单和饮料的分发。

　　c、物品购买及工作证发放、及请柬等;

　　d、晚会当日准备好会场服务物品，如水等，并接待好领导及老师

　　(5)第五项目组：舞台组

　　组长：___、___

　　组员：学生会成员

　　任务：a、协助音乐系排练厅工作人员做好舞台的布置，监督并确保舞台的搭建和质量;

　　b、晚会期间舞台灯光设备、音箱设备的安装;

　　(6)第七项目组：卫生组

　　组长：___、___

　　组员：劳卫部、社团部全体成员

　　任务：负责晚会前会场卫生清理及晚会后处理善后事务。

　　(8)第八项目组：赞助商接待组

　　组长：___、___

　　组员：晚会负责人

　　任务：a、接待赞助商到指定地点观看晚会，并提供茶水等相关服务

　　B、满足赞助商对在我校及现场宣传的要求，比如悬挂条幅、分发宣传单、提供桌椅等，必须尽努力满足其要求。此段为重中之重，不可掉以轻心。

　　C、如有其他问题及时联系刘越。

　　(9)第九项目组：机动组

　　组长：___、___

　　组员：全体成员

　　任务：a、购买矿泉水、水杯、荧光棒等相关物品

　　B、帮助宣传组进行海报和看板宣传

　　C、晚会现场负责应急事务及协助布置会场。

　　三、各阶段任务及工作分配

　　9、晚会前三个阶段：

　　(1)晚会策划及准备期(即日起至5月14日)：

　　本阶段主要完成宣传、节目收集、主持人确定，外联工作全部到位。

　　1、节目收集：由节目组负责。采取系学生提供节目和从其他社团或者院系邀请节目两个渠道。节目基本完全到位，并进行初步彩排。主持人2个(原则上有我系人员主持)由同学或老师推荐和选节目时候的观察，择优选拔现象气质佳，表达能力、组织能力、应变能力和责任心都强的学生，组成风格和组成方式不限。主持人用语必须经过审查。。

　　2、赞助商确定：由外联组负责。联系商家，并配合商家作好宣传工作。

　　3、前期宣传：由宣传组负责。海报、看板、横幅等宣传物品全部到位。

　　(2)晚会协调及进展期(5月10日-5月13日)：

　　本阶段主要完成节目筛选及排练、中期宣传、礼仪小姐确定、舞台灯光音响确定、物品购买。

　　1、节目筛选及排练：由节目组负责，并进行排练。

　　2、中期宣传：由宣传组负责。该阶段展开海报宣传、传单宣传、看板宣传、条幅宣传等。

　　3、会场确定：由刘越负责。联系艺术实践中心。

　　4、物品购买及礼仪小姐确定：由礼仪组负责。物品需要情况征求各部。

　　(3)晚会倒计时期(5月12日-5月13日)

　　本阶段主要完成晚会全过程确定(包括节目单确定)、第一次彩排、末期宣传、领导邀请、场地布置。

　　1、晚会全过程确定及彩排：由节目组负责。节目单确定交由各部门，加紧排练节目。并进行第一次正式彩排。

　　2、末期宣传：宣传组负责。宣传单(节目单)设计和发放。

　　3、领导邀请及媒体报道确定：由礼仪组负责。邀请嘉宾：学院方面：_____等领导。社会方面：各赞助公司代表。院系方面：各院系辅导员办公室老师、各系学生会主席邀请媒体：怀化学院四大媒体。

　　10、晚会后期工作：

　　(1)为演员分发小礼品

　　(2)费用处理

　　(3)书面总结

　　(4)VCD制作及院报宣传

　　四、节目单

　　11、本次晚会共__个节目(暂定)：

　　节目次序节目名称类型节目长度演员姓名演员联系方式备注(资金预算及用途)

　　五、资金预算

　　用途金额(单位：元)备注

　　六、后期宣传：

　　1、广播方面：广播台新闻播报

　　2、报纸方面—怀化学院报报道(其它社会媒体视情况而定)

　　3、网络方面—怀化学院网站新闻报道

　　未尽事宜待定。

　　以上当否，敬请领导批示。