如何做好档案管理工作
2024-07-26
来源：独旅网
(二)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营、管理工作的各类计划统计、季度、年度报表、隔年财务资料等；
(三)各种专业例会记录；
(四)参加各种会议、展览会带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等；
(五)本公司的历史沿革、日志、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等
(六)本公司与有关单位签订的合同、协议书、法律文本等文件材料；
(七)本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；
(八)本公司员工劳资、福利、奖励（内部或外部）方面的文件材料；
立卷要求
(一)文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
(二)立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
(三)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
(四)上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以内整理完并建册归档
文件的借阅和清退。�
(一)各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签准借阅申请单，对有密级的文件须经行政总监签准后总经办主任同意后才能从档案管理员处借阅。�
(二)借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上涂改等。�
(三)办公室对承办的公文应抓紧催办和督办执行，并定期对文件进行收缴清理。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向分管领导报告。�
发文程序规定：�
（一） 各部门因工作需要发文，应事先分别向总经理或办公室提出申请；�
(二)总经理或办公室经办公会议研究同意发文时，各部门应根据具体事项的事实草拟文件初稿；
(三)文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期和密级；�
(四)办公室根据总经理、行政总监或行文的具体要求及公司相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
(五)经办公室审查修改后的文稿，送部门负责人核稿(对文稿内容、质量负责)；
(六)经总经理批准签发的文稿，在总经理批准签发后，交总经办秘书统一编号、打、复印；
(七)文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；�
(八)文件打字后，由总经办秘书按量印刷盖章后分送至相应部门，并在文件发放登记表上签字。
发文的范围。�
（一）凡是以公司名义或总经理名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议演示文稿，均属发文范围。�
（二）公司名义或总经理名义下发文件主要用于：�
1、 公布相关规章制度；�
2、 转发文件或根据上级文件精神制订的公司行政文件；�
3、 公布组织机构变动或管理层负责人任免事项；�
4、 公布具有公司决策性的重大生产、技术、经营管理、福利待遇变化等工作的决定；
5、 发布有关部门或员工奖惩决定和通报；
6、 其它有关公司的重大事项。�
（三）公司名义上行文、外发文主要用于：对上级机关或相关职能部门呈报工作计划、请示报告、处理决定。�
（四）在公司日常经营管理、售后服务改进意见、审批工作、安排部署月度、季度工作、传达总经理临时性指示等事项，应按有关制度办理，经总经理或分管领导批准后，由部门负责书面或口头通知执行，一般不以公司文件发布。�
（五）因业务需要与外单位或公司发生的一般业务联系，可用各子公司的名义对外发函(应各自编号备查)不用总公司名义发文。答案补充 文件的传阅与催办：
（一） 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（二） 各部门负责人阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有分管领导“批示”、“拟办意见”办公室秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。
（三） 阅文时不得抄录全文，不得任意取走活页夹内任何文件及附件，如确系工作需要，按文件、资料借查阅程序办理借阅手续，以防止丢失泄密。
（四） 办公室文秘对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件积压，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。答案补充 公文的批阅与分转。
（一） 凡正式文件均需分别由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由秘书分送承办部门阅、办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
（二） 一般函、电、单据等，分别由文秘直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
第四条 公文签收和编号保管。
（一） 凡来公司的公启文件(除总经理订启的外)均由总经办秘书登记签收。
（二） 总经办秘书对各级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的总监、总经理亲启文件，总监、总经理启封后，也应分别交办公室办理正常手续。
（三） 公司员工外出学习或开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书处进行登记编号保管，不得个人保存。
按部门责任分工，总公司各类文件、资料由总经办归类管理。各子公司的一般文件、资料由子公司办公室归类管理。子公司重要资料、文件统一归类到总公司办公室管理。
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