要动用维修基金必须按照有关的管理规定，在动用前必须由业主大会以及业主委员一同决定。在由业主委员会把所要维修的项目以及维修预算贴在小区公示栏中，必须要有三分之二以上的业主同意才能向房产局提出申请。待申请审核通过之后，就会将预算总额的80%费用划入相应的账户，工程结算之后再据实结算，按户分摊。
1、根据2010年1月1日开始颁布的《商品小区专项维修资金使用暂行办法》的规定：商品小区的专项维修资金属于全部的业主，专项只能用于小区共用部位、共用设施设备保修期满后的更新、维修，不可擅自挪用。
2、物业在这些情况下可以采用维修基金：消防设施、电梯、照明、池、井、绿地、路灯、天线、公益性文体设施、排烟排气通道、非经营性车场车库、水泵、避雷装置、建筑智能化系统、消防器具、邮政信箱、化粪池、消防控制系统、窨井、垃圾通道、共用设施设备使用的房屋等出现了损坏就可以启用。
3、共用部位包括：小区的基础、柱楼板、承重墙体、户外的墙面、屋顶等基本结构部分，大堂 、门厅、走廊通道等通行部分，设备层、避难层等结构部分。
1、消防设施，消防栓、灭火器等消费设施出现损坏的话，就可以动用维修基金。
2、电梯，电梯轿厢、设备等出现问题要维修和更换，也可以可以动用维修基金。
3、照明，小区内路灯、楼道应急灯、公共照明设备等维修、更换，可以动用维修基金。
4、绿地、公益性文体设施等，包括植物更换、修剪，幼儿游乐设施等出现损坏的话，可以动用维修基金。
5、小区柱楼板、承重墙体的基础等基本结构部分，若是出现损坏，需要更新、维修等情况，可以动用维修基金。
6、大堂、门厅、走廊通道等通行部分出现维修问题，也可以动用维修基金。
7、设备层、避难层等结构部分出现损坏，依旧可以动用维修基金。